Primeros Pasos para emprendedores (1-2 Empleados)
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Esta guía ha sido creada para emprendedores que gestionan un negocio por sí mismos o empresas "solo con unos pocos empleados". Si su negocio ha crecido más allá de esto, le sugerimos que utilice Iniciación para Pequeñas Empresas.
A continuación, encontrará una guía completa de configuración para el sistema telefónico de su empresa, que incluye:
Algunas recomendaciones para un teléfono de escritorio y un softphone para realizar y recibir llamadas, Un número de teléfono gratuito personalizado, Un saludo de buzón de voz para su negocio, Condiciones de tiempo de flujo de llamadas para dirigir llamadas durante y después del horario comercial, Grabación de llamadas telefónicas para sus registros, Envío y recepción de faxes a través de un fax virtual, y Algunas recomendaciones de seguridad.
Contents |
Representación Visual
Aquí hay una representación visual rápida de cómo podría ser su sistema telefónico según las pautas a continuación. Sin embargo, tenga en cuenta que las funciones telefónicas enumeradas en esta guía son interdependientes. Recomendamos seguir los pasos de configuración en el orden en que se presentan.
Configuración de su Cuenta y Dispositivos VoIP.ms
Entendiendo la Tarificación Pago por Uso de VoIP.ms
Es posible que se sienta intimidado por el modelo de Pago por Uso, pero le permite realizar ahorros significativos y es mucho más flexible que los proveedores tradicionales de telefonía. Vamos a revisar la tarificación juntos, pero tenga en cuenta que VoIP.ms divide su tarificación en dos partes, llamadas entrantes y salientes.
Entrantes
Primero, necesitará uno (o varios) números de teléfono. Supongamos que usted es un negocio con sede en Canadá; un número gratuito le costará $1.25 al mes.
En segundo lugar, pagará por minuto, por lo que pagará $0.027 por minuto.
Salientes
Tan pronto como sus dispositivos estén configurados, ya podrá realizar llamadas; no necesariamente necesita tener un número asociado a ello. Simplemente se le facturará según su uso con incrementos de 6 segundos. De nuestro ejemplo anterior, las llamadas salientes con números gratuitos no tienen cargo (¡hay algunas reglas en el juego, por supuesto!).
Entonces, ¿cuánto le cuesta?
Digamos que en una semana determinada, habla por teléfono 4 horas al día (¡haciendo llamadas salientes para generar ventas!) y recibe llamadas 2 horas al día. Eso son 6 horas al día, 20 días hábiles en un mes determinado, es decir, 2,400 minutos entrantes con número gratuito (facturables) y 4,800 minutos salientes con número gratuito (¡gratis!). Por lo tanto, su factura recurrente mensual sería de $1.25 por su número gratuito y $64.80 por todas sus llamadas comerciales durante el mes con un sistema telefónico completamente alojado, lo que da un total de $66.05 por 120 horas hablando por teléfono.
Tenga en cuenta que VoIP.ms cobra en dólares estadounidenses. Si bien es cierto que somos una empresa canadiense, desde que la empresa comenzó en 2007, adoptamos el USD como la solución de moneda global para llegar y satisfacer a la mayor cantidad posible de clientes.
¿Listo para comenzar? Siga leyendo.
Dispositivos
VoIP.ms tiene una política de Traiga Su Propio Dispositivo (BYOD), por lo que es posible que ya tenga algo útil o decida comprar un nuevo dispositivo.
Sea cual sea su elección, estamos listos para apoyarlo. Tenemos asociaciones técnicas con la mayoría de las principales empresas para dispositivos, softphones y PBXs.
Le recomendamos encarecidamente tener un softphone instalado directamente en su computadora portátil y en su móvil para una comunicación completamente unificada. Si este es un término nuevo para usted, aquí tiene un artículo de blog útil que escribimos.
Números de Teléfono (DIDs)
Una vez que tenga su(s) dispositivo(s), obtendrá números DIDs (Direct Inward Dialing) gratuitos o locales, o transferirá el(los) que ya tiene.
Para obtener DIDs, puede adquirir un número de vanidad que consta de un número personalizado gratuito (por ejemplo, 1-800-1-OFFICE) o un número gratuito regular. También puede solicitar un DID local simple si así lo desea.
También puede transferir sus DIDs de su proveedor actual con nuestra herramienta de portabilidad. Este proceso generalmente demora hasta 5 días hábiles, así que una forma de solucionarlo es pedir a su proveedor actual que realice un reenvío de llamadas a sus nuevos DIDs de VoIP.ms mientras tanto. Además, la transferencia de DIDs locales y gratuitos es gratuita con VoIP.ms en Canadá y Estados Unidos.
¡No olvide activar sus servicios de E911!
Subcuentas
Para configurar sus dispositivos, deberá crear subcuentas. Las subcuentas le permiten registrar sus dispositivos y crear extensiones internas una vez que tenga algunos empleados. Las subcuentas son gratuitas y puede tener tantas como desee.
Con sus DIDs, su(s) dispositivo(s) y sus subcuentas, ahora está listo para construir un sistema telefónico en la nube adaptado a sus necesidades específicas.
Construyendo un Sistema Telefónico en la Nube Adaptado
Buzón de Voz
En primer lugar, necesitará un buzón de voz para asegurarse de que no se pierda ninguna oportunidad. Aquí hay algunos consejos del equipo de VoIP.ms para tener el mensaje de buzón de voz perfecto. Le recomendamos aprovechar al máximo nuestro sistema de buzón de voz y activar la función de envío de mensajes de voz por correo electrónico, donde todos los mensajes de voz se envían a su dirección de correo electrónico como un archivo adjunto MP3.
Desvío de Llamadas
Puede estar en la oficina, en casa o en movimiento, pero siempre debería beneficiarse de las comunicaciones unificadas y, por lo tanto, para aumentar la probabilidad de recibir todas sus llamadas, debería activar la función de desvío de llamadas. Si no contesta su teléfono de escritorio dentro de un plazo específico, la llamada entrante se redirigirá a un número donde tenga más posibilidades de responder (por ejemplo, su número móvil).
Condiciones de Tiempo
Si bien es muy probable que, como emprendedor, esté trabajando más allá del horario comercial regular, puede establecer su propio flujo de llamadas con condiciones de tiempo donde puede decidir enviar sus llamadas fuera del horario comercial y los fines de semana.
Caza de Llamadas
La caza de llamadas es una excelente extensión de la función de Desvío de Llamadas, pero es completamente opcional. La Caza de Llamadas se puede describir como un flujo lógico para mejorar la tasa de respuesta a las llamadas. Supongamos que hay dos personas en su negocio, podría crear fácilmente el siguiente flujo de llamadas:
enviar la llamada entrante a la línea telefónica general a su teléfono de escritorio, si no hay respuesta (por ejemplo, en 15 segundos)
enviarla al teléfono de escritorio de su colega, si no hay respuesta
enviarla a su teléfono móvil, si no hay respuesta
enviarla al teléfono móvil de su colega... y así sucesivamente.
La Caza de Llamadas también se puede aprovechar con la función de Condiciones de Tiempo discutida anteriormente. Supongamos que tiene una línea de emergencia fuera del horario comercial para sus clientes clave, simplemente podría ingresar la lista de escalada en la función de Caza de Llamadas.
Tenga en cuenta que también podría implementar nuestra función de Ring Group, donde nuestro sistema haría sonar los teléfonos de todos al mismo tiempo hasta que alguien responda. Sin embargo, dado que esta guía está dedicada a empresas de 1-2 empleados, la función de Caza de Llamadas probablemente tenga más sentido para sus necesidades.
Identificación de Llamadas (Caller ID)
Para obtener la mejor tasa de respuesta posible en sus actividades de ventas salientes, configure un número y nombre de identificación de llamadas para que sus posibles clientes respondan al teléfono.
Grabación de Llamadas
Si desea mantener grabaciones de todas las llamadas realizadas y/o recibidas, nuestra función de grabación de llamadas le permite descargar las grabaciones, enviarlas a una dirección de correo electrónico o simplemente almacenarlas en su portal de VoIP.ms.
Envío y Recepción de Faxes con su Fax Virtual
Si usted o algunos de sus proveedores siguen utilizando faxes, definitivamente puede beneficiarse de nuestro sistema de fax virtual, donde puede enviar y recibir faxes a través de una interfaz fácil de usar en lugar de tener un fax convencional en su oficina.
También puede llevar esta función al siguiente nivel activando la función Email to Fax, donde podrá enviar y recibir faxes directamente a través de su correo electrónico.
Aumentando su Seguridad
VoIP.ms ofrece una plétora de funciones de seguridad para agregar una capa adicional de protección a su cuenta. Aquí están algunas de nuestras favoritas:
Para prevenir llamadas no autorizadas desde su cuenta:
Restricción de IP: Cuando está habilitada, el sistema solo permitirá llamadas salientes desde la dirección IP o rangos de direcciones IP proporcionados.
Restricción de POP: Esta característica imita la restricción de IP, el sistema solo permitirá llamadas salientes desde el servidor seleccionado.
Permitir Llamadas Internacionales: ¿Usted o su equipo solo realizan llamadas en EE. UU./Canadá? Si es así, al desactivar esta función, las llamadas realizadas a otros destinos se rechazarán automáticamente.
Permitir Llamadas a Países: ¿Solo realizando llamadas a Europa? No hay problema. Deshabilite todas las llamadas salientes aparte de su región objetivo deseada.
Para prevenir el acceso no autorizado a su portal de cliente:
Protección contra IP Extranjera: Con esta protección, cada vez que haya un intento de inicio de sesión desde un país que no sea el suyo, el acceso al portal de cliente se desactivará temporalmente desde esa dirección IP.
Verificación de Dos Pasos: Esta característica es una extensión de nuestra función TOTP, cuando está seleccionada, recibirá un código de 6 dígitos en su correo electrónico que será necesario para iniciar sesión en su cuenta.
¿Interesado en aprender más? Haga clic aquí.
Soporte
Después de seguir esta guía, está completamente listo para hacer negocios mientras utiliza VoIP.ms como su socio telefónico empresarial. Sin embargo, si aún necesita ayuda o tiene alguna pregunta, nuestro equipo está disponible y listo para apoyarlo las 24 horas, los 7 días de la semana.
Soporte Técnico
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Teléfono: Llamada gratuita en EE. UU./Canadá 1.877.786.4767 o 1.214.615.8599 en todo el mundo
