Guide de démarrage pour les entrepreneurs (1-2 employés)
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Ce guide a été créé pour les entrepreneurs gérant une entreprise seuls ou des entreprises n'ayant que quelques employés. Si votre entreprise a dépassé ce stade, nous vous suggérons d'utiliser le Guide de démarrage pour les petites entreprises en croissance.
Ci-dessous, vous trouverez un guide complet de configuration pour votre système téléphonique d'entreprise, comprenant :
Quelques recommandations pour un téléphone de bureau et un téléphone logiciel pour passer et recevoir des appels, Un numéro sans frais personnalisé, Un message d'accueil vocal pour votre entreprise, Des conditions temporelles pour le flux d'appels afin de diriger les appels pendant et après les heures d'ouverture de votre entreprise, L'enregistrement des appels téléphoniques pour vos dossiers, L'envoi et la réception de télécopies par le biais d'une télécopie virtuelle, et Quelques recommandations en matière de sécurité.
Représentation visuelle
Voici une représentation visuelle rapide de ce à quoi pourrait ressembler votre système téléphonique en fonction des directives ci-dessous, mais veuillez noter que les fonctionnalités téléphoniques répertoriées dans ce guide sont interdépendantes. Nous recommandons de suivre les étapes de configuration dans l'ordre où elles sont présentées.
Configuration de votre compte et de vos appareils VoIP.ms
Compréhension de la tarification à l'utilisation de VoIP.ms
Vous pourriez être intimidé par le modèle de tarification à l'utilisation, mais il vous permet en réalité de réaliser des économies significatives et est bien plus flexible que les fournisseurs de téléphonie traditionnels. Explorons ensemble la tarification, mais gardez à l'esprit que VoIP.ms divise sa tarification en deux parties, les appels entrants et sortants.
Entrants
Tout d'abord, vous aurez besoin d'un (ou de plusieurs) numéros de téléphone. Disons que vous êtes une entreprise basée au Canada, un numéro sans frais vous coûtera 1,25 $ par mois.
Ensuite, vous payez par minute, vous paierez donc 0,027 $ par minute.
Sortants
Dès que votre ou vos appareils sont configurés, vous pouvez déjà passer des appels, vous n'avez pas nécessairement besoin d'y associer un numéro. Vous serez simplement facturé en fonction de votre utilisation par incréments de 6 secondes. Dans notre exemple ci-dessus, les appels sortants avec des numéros sans frais sont gratuits (il y a effectivement quelques règles à respecter !).
Alors, combien cela vous coûte-t-il ?
Disons que dans une semaine donnée, vous parlez au téléphone pendant 4 heures par jour (pour générer des ventes !) et recevez des appels pendant 2 heures par jour. Cela fait 6 heures par jour, 20 jours ouvrables dans un mois donné, soit 2 400 minutes entrantes sans frais (facturables) et 4 800 minutes sortantes sans frais (gratuites !). Par conséquent, votre facture récurrente mensuelle serait de 1,25 $ pour votre numéro sans frais et de 64,80 $ pour tous vos appels professionnels pendant le mois avec un système téléphonique entièrement hébergé, ce qui donne 66,05 $ pour 120 heures au téléphone !
euillez noter que VoIP.ms facture en dollars américains. Bien que nous soyons une entreprise canadienne, depuis le lancement de l'entreprise en 2007, nous avons adopté le dollar américain comme solution monétaire mondiale afin d'atteindre et de satisfaire autant de clients que possible.
Prêt à commencer ? Continuez à lire.
Appareils
VoIP.ms a une politique Apportez Votre Propre Appareil (BYOD), vous pouvez donc déjà avoir quelque chose de pratique ou choisir d'acheter un nouvel appareil.
Peu importe ce que vous choisissez, nous sommes prêts à vous soutenir. Nous avons des partenariats techniques avec la plupart des grandes entreprises pour les appareils, les softphones, et les PBX.
Nous vous conseillons vivement d'installer un softphone directement sur votre ordinateur portable et votre téléphone portable pour une communication unifiée complète. Si c'est un nouveau terme pour vous, voici un article de blog utile que nous avons écrit.
Numéros de téléphone (DID)
Une fois que vous avez votre ou vos appareils, vous obtiendrez soit des DID (numéros de téléphone) sans frais ou locaux, soit vous transférerez vos numéros actuels.
Pour obtenir des DID, vous pouvez obtenir un numéro personalisé qui consiste en un numéro sans frais personnalisé (par exemple, 1-800-1-OFFICE) ou un numéro sans frais régulier. Vous pouvez également commander un simple DID local si vous le souhaitez.
Vous pouvez également transférer vos DID de votre fournisseur actuel avec notre outil de portabilité. Ce processus prend généralement jusqu'à 5 jours ouvrables, donc une solution consiste à demander à votre fournisseur actuel de faire une redirection d'appel vers vos nouveaux DIDs VoIP.ms en attendant. De plus, le transfert de DIDs locaux et sans frais est gratuit avec VoIP.ms au Canada et aux États-Unis.
N'oubliez pas d'activer vos services E911 !
Sous-comptess
Afin de configurer vos appareils, vous devrez https://wiki.voip.ms/article/Sous_Comptes créer des sous-comptes]. Les sous-comptes vous permettent d'enregistrer vos appareils ainsi que de créer des extensions internes une fois que vous avez quelques employés. Les sous-comptes sont gratuits, et vous pouvez en avoir autant que vous le souhaitez.
Avec votre ou vos DID, votre ou vos appareils et vos sous-comptes, vous êtes maintenant prêt à construire un système téléphonique infonuagique adapté à vos besoins spécifiques.
Construction d'un Système Téléphonique Infonuagique Adapté
Messagerie Vocale
Tout d'abord, vous aurez besoin d'une messagerie vocale pour vous assurer que vous ne manquez aucune opportunité. Voici quelques conseils de l'équipe VoIP.ms pour avoir le message vocal parfait. Nous vous recommandons vivement de tirer pleinement parti de notre système de messagerie vocale et d'activer la fonction de messagerie vocale par e-mail où tous les messages vocaux sont envoyés à votre adresse e-mail sous forme de pièce jointe MP3.
Transfert d'appel
Que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement, vous devriez toujours bénéficier des communications unifiées et donc, pour augmenter la probabilité de recevoir tous vos appels, vous devriez activer la fonction Transfert d'appel. Si vous ne répondez pas à votre téléphone de bureau dans un délai spécifique, l'appel entrant sera redirigé vers un numéro où vous avez plus de chances de répondre (par exemple, votre numéro de portable).
Conditions horaires
Bien qu'il soit fort probable que, en tant qu'entrepreneur, vous travailliez plus que les heures normales de bureau, vous pouvez établir votre propre flux d'appels avec les conditions horaires où vous pouvez décider d'envoyer vos appels en dehors des heures de bureau et les week-ends.
Recherche d'appel
La recherche d'appel est une excellente extension de la fonction de transfert d'appel, mais elle est définitivement facultative. La chasse à l'appel peut être décrite comme un flux logique pour améliorer le taux de réponse aux appels. Supposons que vous soyez deux personnes dans votre entreprise, vous pourriez facilement créer le flux d'appels suivant :
envoyer l'appel entrant à la ligne téléphonique générale vers votre téléphone de bureau, en l'absence de réponse (par exemple, dans les 15 secondes)
l'envoyer au téléphone de bureau de votre collègue, en l'absence de réponse
l'envoyer à votre téléphone portable, en l'absence de réponse
l'envoyer au téléphone portable de votre collègue... et ainsi de suite.
La recherche d'appel peut également être exploitée avec la fonction de conditions horaires discutée ci-dessus. Supposons que vous ayez une ligne d'urgence en dehors des heures de bureau pour vos clients clés, vous pourriez simplement saisir la liste d'escalade dans la fonction de chasse à l'appel.
Notez que vous pourriez également mettre en œuvre notre fonction Groupe de sonnerie où notre système ferait sonner le téléphone de tout le monde en même temps jusqu'à ce que quelqu'un réponde. Cependant, comme ce guide est dédié aux entreprises de 1 à 2 employés, la fonction de chasse à l'appel a probablement plus de sens pour vos besoins.
Identification de l'appelant
Afin d'obtenir le taux de réponse le plus élevé possible dans le cadre de vos activités de vente sortantes, configurez un numéro et nom d'identification de l'appelant pour que vos prospects potentiels et clients répondent au téléphone.
Enregistrement des appels
Si vous souhaitez garder des enregistrements de tous les appels effectués et/ou reçus, notre fonction Enregistrement des appels vous permet de télécharger les enregistrements, de les envoyer à une adresse e-mail ou simplement de les stocker dans votre portail VoIP.ms.
Envoi et réception de télécopies avec votre fax virtuel
Si vous ou certains de vos fournisseurs utilisent encore des télécopies, vous pouvez certainement bénéficier de notre système fax virtuel où vous pouvez envoyer et recevoir des télécopies via une interface conviviale au lieu d'avoir un fax conventionnel dans votre bureau.
Vous pouvez également pousser cette fonctionnalité au niveau supérieur en activant la fonction e-mail vers fax où vous pourrez envoyer et recevoir des télécopies directement via votre adresse e-mail.
Renforcement de votre sécurité
VoIP.ms propose une pléthore de fonctionnalités de sécurité pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. Voici quelques-unes de nos préférées:
Pour éviter les appels non autorisés depuis votre compte:
Restriction IP: Lorsqu'il est activé, le système n'autorisera que les appels téléphoniques sortants depuis l'adresse IP ou les plages d'adresses IP fournies.
Restriction POP: Cette fonction imite la restriction IP, le système n'autorisera que les appels téléphoniques sortants depuis le serveur sélectionné.
Autoriser les appels internationaux: Vous ou votre équipe effectuez uniquement des appels aux États-Unis/Canada? Si c'est le cas, en désactivant cette fonction, les appels vers d'autres destinations seront automatiquement rejetés.
Autoriser les appels vers les pays: Vous ne faites des appels qu'en Europe? Pas de problème. Désactivez tous les appels sortants sauf pour votre région cible désirée.
Pour éviter l'accès non autorisé à votre portail client:
Garde étrangère IP: Avec cette protection, chaque fois qu'il y a une tentative de connexion depuis un pays autre que le vôtre, l'accès au portail client sera temporairement désactivé depuis cette adresse IP.
Authentification à deux étapes: Cette fonction est une extension de notre fonction TOTP. Lorsqu'elle est sélectionnée, vous recevrez un code à 6 chiffres sur votre e-mail, qui sera nécessaire pour vous connecter à votre compte.
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Support
Après avoir suivi ce guide, vous êtes entièrement prêt à faire des affaires tout en utilisant VoIP.ms comme partenaire téléphonique professionnel. Cependant, si vous avez encore besoin d'aide ou si vous avez des questions, notre équipe est disponible et prête à vous assister 24x7.
Support technique
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Portabilité
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Ventes et informations générales
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Téléphone : États-Unis/Canada, numéro gratuit 1.877.786.4767 ou 1.214.615.8599 dans le monde entier.
