Recepcionista Digital
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Esta herramienta IVR (Interactive Voice Response) permite contestar una llamada con una grabación y ofrecer un numero de opciones a la gente que llama para enviar su llamada automáticamente a la extensión de otra persona o departamento. Por ejemplo si usted crea un IVR y lo rutea a uno de sus números DID, el IVR tomará la llamada y el que llama podriá escuchar "Gracias por llamar a XYZ Inc, para ventas presione 1, para soporte presione 2, etc.
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Video tutorial
Artículos de Blog
Benefits of Auto Attendants (IVR)
The Do's and Don'ts of IVR Scripts
Tips for Creating Perfect Welcome Greeting
Puntos importantes a considerar antes de crear un IVR
Hay algunos puntos que usted debería tener en cuenta antes de crear las diferentes opciones de su IVR:
- Grabe el audio y subala al servidor usando la sección Recordings de su Portal.
- Puede crear opciones que no existan todavía pero que planea usar en un futuro próximo con su IVR (Calling queues, Ring groups, etc).
- Planee el flujo de su llamada por adelantado. Debe crear todos los destinos (hijos) de su menu antes de crear los padres que le preceden.
- Si usted está creando su IVR y descubre que olvidó crear algun destino (IVR, Queue, etc), no se preocupe. Puede guardar lo que ya hizo, crear la opción que le faltó y modificar después cualquiera de sus opciones ya creadas.
Como crear su Recepcionista Digital Interactivo(IVR)
Para hacer esto, usted debe de entrar primero a su Portal, seleccionar el menú DID Numbers, opción "Digital Receptionist (IVR)". Deberá ver algo como esto:
Estando en esa página, deberá hacer click en el link "Click here to create a new IVR" y verá una pantalla como esta:
En esta sección usted debe introducir la siguiente información:
- Name: Debe poner un nombre al IVR que describa su función.
- Recording: Aquí puede seleccionar la grabación que se escuchará cuando las personas llamen.
- Timeout: Tiempo máximo en segundos que se permite para escoger una de las opciones de su IVR una vez que la grabación termina de ser reproducida.
Si el IVR incluye opciones de enrutamiento con más de 1 dígito, el tiempo de espera se aplicará cuando el usuario presione una opción de 1 dígito, para permitirle marcar una opción con más dígitos. Puede usar la tecla numeral '#' para enrutar la llamada instantáneamente y evitar el tiempo de espera.
- Language: Puede seleccionar uno de los idiomas disponibles para los mensajes del sistema. Inglés, Francés o Español.
- Voicemail: Puede seleccionar entre un buzón de voz que está asignado a un número DID o a su cuenta principal o sub cuenta.
- NOTA. Si tiene alguna configuracion en la Ruta Alterna para el estado "no hay respuesta", esta tomara prioridad sobre los buzones de voz y la llamada se enviara a la Ruta Alterna, en lugar del buzon de voz de la subcuenta.
Una vez que haya configurado esa información, ahora puede crear las extensiones de su IVR, básicamente verá esto
En esta sección debe de introducir la siguiente información:
- Digit(s): Debe introdcir el número que la persona debe presionar para llegar a esta extensión.
- Destination : Aquí es a donde la llamada llegará después de que la persona haya presionado la opción deseada. Podrá seleccionar de la lista los diferentes destinos que ya haya creado.
NOTA IMPORTANTE: Cuando está creando una opción para el menú de su IVR, además de las opciones 0-9 y *, también puede utilizar las opciones 'i' y 't'. La primera es usada cuando el usuario presiona una opción invalida, mientras que la opción 't' es usada cuando el usuario no presiona ninguna opción. Si ninguna de estas 2 opciones es usada, la función 't' por defecto será reproducir la grabación hasta 3 veces y luego colgar. Para la opción 'i', por defecto se reproduce una grabación que dice "Opción invalida, por favor intente de nuevo" e inmediatamente después se reproducirá de nuevo la grabación del menú, después de 3 intentos la llamada será terminada. La tecla # es usada para confirmar la opción del usuario sin tener que esperar el tiempo "Digit time out", por lo cual no puede ser utilizada como una opción.
En esta sección puede ver las siguientes opciones:
- Remove Last Choice: Para borrar la extensión que creo en su IVR.
- Add Another Choice: Por defecto usted podrá ver solamente 3 espacios para crear nuevas extensiones, para crear mas puede hacer click en este botón.
- Save IVR: Para guardar la configuración creada o modificada de su IVR.
Una vez que haya guardado los cambios de su IVR, puede verlo en su Portal>> DID numbers -> Digital Receptionist(IVR)
Como puede ver, ahora tiene las siguientes opciones:
- Duplicate: En caso que quiera crear un nuevo IVR con las mismas opciones que otro creado previamente.
- Edit: Para modificar las opciones de un IVR ya existente.
- Delete: Pare eliminar un IVR que ya esta creado en su cuenta.
IVR mediante la interfaz para revendedores
La función está disponible para su cliente a través de la interfaz para revendedores. Debe habilitar esta función en su paquete para que pueda usarla.
Vaya a la barra de navegación en [Reseller] y luego haga clic en [Manage Rates & Packages]
Haga clic en el botón Edit para editar su paquete, o haga clic en [Create a new package] para crear uno nuevo.
Vaya a la pestaña [Reseller System Configuration]', y en la sección "Type of configuration" seleccione: [Package Configuration],
A continuación, desplace hacia abajo y busque la función IVR, y actívela.
1) Para añadir a su cliente una entrada en la Recepcionista Digital IVR, o para ayudar a su cliente a añadir una. Vaya a [Services] en la barra de navegación de la izquierda, y luego a [IVR]
2) Una vez en la página, haga clic en la pestaña [Add new IVR]. Tendrá que introducir alguna información básica, como el Name, la Recording' de audio que se reproducirá, el destino del buzón de voz a "Account Voicemail", "Default DID voicemail", etc.
Para añadir dígitos (opciones) al IVR, haga clic en el botón azul [Add another routing option]. Aparecerá una nueva pestaña [Routing]. Haga clic en ella, luego introduzca los DIGITOS y elija el enrutamiento.
3) Haga clic en [Save IVR]
Su IVR ha sido creado con éxito... Puede seleccionar este IVR en su enrutamiento DID, opciones de conmutación por error, IVR, condiciones de tiempo, etc.
