Répertoire téléphonique
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Le Répertoire téléphonique vous permet de configurer des entrées rapides et de basculer l'identifiant de l'appelant. Par exemple, vous avez un ami ou client que vous appelez régulièrement, vous pouvez faire une entrée dans le répertoire téléphonique et avoir un code pour appeler cette personne plus rapidement. Vous pouvez aussi forcer un nom d'identifiant de l'appelant (callerID name) pour identifier des appels importants d'un client si son appel n'affiche pas les bonnes informations.
Ce guide vous aidera à configurer et apprendre comment utiliser le répertoire téléphonique.
Contents |
Le but du répertoire téléphonique
Avant de débuter, voici quelques explications concernant cette fonctionnalité:
Composition rapide
Vous pouvez créer des entrées rapides, vous permettant d'appeler avec un code plutôt qu'un numéro. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous composez certains numéros régulièrement. Vous pouvez créer des entrées pour des numéros locaux, internationaux et même des SIP URI (comme *7501 à la place de [email protected]).
Le préfixe pour composer votre entrée rapide est *75. Exemple: Si vous voulez composer l'entrée 01, vous devrez composer sur votre téléphone *7501. Ce n'est pas possible d'utiliser un préfixe différent. De plus, vous pouvez avoir jusqu'à 99 entrées rapides.
Regrouper vos contacts ensemble
Créez et gérez différents groupes pour avoir vos contacts répertoriés de manière ordonnée et afin de faciliter votre recherche dans votre répertoire téléphonique. Vous pouvez maintenant créer des groupes et trier vos listes de contacts par groupe. Exemple de groupes : "Famille", "Ami", "bureau", etc.
Groupe: Choisissez un de vos groupes de répertoire téléphonique. Vous pouvez également créer un nouveau groupe de répertoire téléphonique et le contact en fera partie.
Note: Le groupe "Général" est un groupe par défaut. Toute entrée dans votre répertoire n’étant pas spécifiée de se diriger dans un group spécifique sera assignée dans le groupe général.
Basculer un nom d'identification de l'appelant (CNAM)
Si vous recevez un appel entrant à l'un de vos DIDs et que l'appelant a un nom d'identification se trouvant dans votre annuaire téléphonique, vous pourriez déterminer quel serait le nom d'identification affiché sur votre téléphone. Par exemple, vous avez une entrée pour le numéro 555-444-3333 et vous avez basculé l'identifiant "Jean Tremblay", quand vous recevrez un appel de ce numéro, le nom d'identification apparaîtra en tant que "Jean Tremblay".
Basculer un nom d'identification de l'appelant dans le répertoire téléphonique prend le dessus de la fonctionnalité "Recherche de nom d'identification de l'appelant" (si vous l'avez activé pour votre DID).
Pour que le nom d'identification de l'appelant fonctionne correctement, le numéro apparaissant doit être conforme aux Détails des appels. Pour les numéros nord-américains, ce serait les 10 chiffres sans le 1. Donc, 514XXXYYYY.
Forcer un nom d'identification de l'appelant
Si vous appelez un numéro en utilisant l'entrée rapide et que vous avez forcé un nom d'identification de l'appelant, le nom d'identification habituel sera changé par celui que vous aurez forcé.
Configurer une entrée dans le Répertoire téléphonique
Accédez à votre portail VoIP.ms > Numéros DID > Répertoire téléphonique.
Sur cet écran, vous pouvez créer, éditer ou même effacer des entrées. Votre répertoire téléphonique peut contenir jusqu'à 1000 entrées.
Créer une entrée
Pour créer une entrée, cliquez sur le bouton "Ajouter un numéro de téléphone". Vous verrez l'écran suivant:
Composition abrégée (Optionnelle): Sélectionnez les chiffres du numéro abrégé pour ce numéro ou cet SIP URI.
Nom: C'est ici que vous devez entrer le nom que vous voulez utiliser pour basculer un nom d'identification de l'appelant
Numéro de téléphone: Le numéro de téléphone de la personne.
Vous pouvez aussi entrer un numéro international. Simplement vous assurer d'ajouter le 011 avant le numéro. Assurez-vous aussi d'avoir les appels internationaux autorisés sur votre compte également.
Note: Le nom d'identification de l'appelant (callerID) n'est pas garanti de passer sur des appels internationaux pour le moment.
Basculement du numéro d'identification de l'appelant (Optionnel): C'est ici que vous pouvez forcer un nom d'identification de l'appelant (callerID).
Remarque (Optionnelle): Vous pouvez laisser une note pour reconnaître l'entrée rapide.
Comment créer une entrée pour un SIP URI
Créer une entrée pour un SIP URI suit pratiquement la même méthode qu'entrer un numéro de téléphone. La différence est que vous pouvez composer un SIP URI avec une composition abrégée.
SIP URI: Ici, vous pouvez sélectionner Utiliser existant ou Créer nouveau pour assigner le SIP URI à votre entrée téléphonique.
Gérer vos groupes
Créer un groupe de répertoire téléphonique
Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur "Gestion des groupes".
Cliquez ensuite sur "Ajouter un groupe " pour créer un nouveau groupe.
Vous verrez ensuite une nouvelle fenêtre qui vous permettra d’ajouter le nom de votre nouveau groupe (nous vous recommandons d’utiliser un nom facile à vous rappeler. Par exemple : "Famille"). Ensuite, cliquez sur l’onglet Membres disponibles afin de voir toutes vos entrées de votre répertoire qui sont disponibles en ce moment. Vous pouvez également voir quelques informations de base (incluant s’ils font présentement partie d’un autre groupe). Cliquez sur le carré dans la section "Ajouter" que vous désirez inclure pour ce groupe et appliquer en appuyant sur Sauvegarder le groupe du répertoire téléphonique.
Modifier vos groupes
Si vous avez d’autres groupes que vous désiriez gérer, vous pouvez cliquer sur le bouton d’action pour modifier (bouton jaune contenant un papier et un crayon) sous la colonne "Actions". Dans "Membres du groupe ", vous verrez tous les membres qui font déjà partie du groupe que vous modifiez. Vous pouvez les enlever avec l’icône "X" rouge.
Dans "Membres disponibles " vous verrez tous les contacts de votre répertoire téléphonique qui font partie du groupe général et des autres groupes, vous permettant de changer le groupe pour chacun des contacts.
Changer le groupe d’un contact
À tout moment vous pouvez changer le groupe d’une entrée de votre répertoire. C'est utile si vous changez d’idée pour un groupe de contacts ou si vous avez créé un nouveau groupe après avoir créé le contact. À partir de la page du répertoire téléphonique, sélectionnez l’icône Modifier (bouton jaune avec un papier et un crayon sous la colonne "Actions"), ensuite appuyez sur l’option Groupe pour voir la liste de vos contacts et choisissez ceux désirés et Sauvegardez.
Rechercher ou arranger vos contacts selon leur groupe
La fonctionnalité du répertoire téléphonique introduit une nouvelle méthode de recherche. Vous pouvez rechercher le nom de groupe dans la barre de recherche et il apparaîtra seulement les contacts reliés à ce groupe.
Pour faire en sorte que le tout soit trié par groupe, simplement cliquer sur la colonne "Groupe" et le portail remettra le tout en ordre alphabétique, basé sur les noms de groupes.
Importation ou exportation du Répertoire téléphonique
Vous pouvez également importer ou exporter votre répertoire téléphonique. Le format est en CSV (Comma-Separated Values). Voici un exemple de ce à quoi l'information devrait ressembler lors de l'exportation:
*7501,"John Smith",5554443322 *7502,"John Doe",[email protected]
Note: Si vous mettez un crochet dans la boîte Outrepasser les entrées existantes du répertoire téléphonique, seulement les entrées avec une composition rapide seront remplacées avec la même composition rapide dans votre fichier téléchargé.
Configuration à l'aide de l'interface du revendeur
La fonctionnalité est disponible pour votre client via l'interface Revendeur. Vous devez activer cette fonctionnalité dans votre forfait afin de leur donner la possibilité d'en tirer parti.
Notez qu'un DID doit être lié à votre client. (Revendeur > Gestion des comptes client > Cliquez sur le bouton de gestion où se trouve votre client.)
Allez sous la barre de navigation sur [Revendeur] puis cliquez sur [Gestion des tarifs et des forfaits]
Cliquez sur le bouton Modifier pour modifier votre forfait, ou cliquez sur [Créer un nouveau forfait] pour en créer un nouveau.
Allez sous l'onglet [Configuration du système du revendeur], et dans la section "Type de configuration" sélectionnez: [Configuration du forfait],
Ensuite, faites défiler vers le bas et recherchez la fonction "Répertoire téléphonique", puis activez-la.
1) Pour ajouter une entrée au Répertoire téléphonique pour votre client, ou pour aider votre client à en ajouter une. Allez sous les [Services] dans la barre de navigation de gauche, puis sur [Phone Book]
2) Cliquez sur l'onglet "Add New PhoneBook" et saisissez le nom et le numéro de téléphone de la nouvelle entrée. Vous pouvez également saisir une note pour faciliter la recherche.
3) Cliquez sur le bouton [Save PhoneBook].
