Guide de démarrage pour les petites entreprises (3-10 employés)
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Ce guide a été conçu pour les petites entreprises en croissance (3 à 10 employés). Si votre entreprise s'est développée au-delà, nous vous suggérons d'utiliser le guide de démarrage pour les entreprises en croissance.
Vous trouverez ci-dessous un guide de configuration complet pour votre système téléphonique professionnel:
- Quelques recommandations pour un téléphone de bureau et un téléphone logiciel pour passer et recevoir des appels,
- Un numéro sans frais personnalisé,
- Un message d'accueil pour votre entreprise et pour vos employés,
- Une réceptionniste virtuelle (IVR),
- Des conditions temporelles afin d'acheminer les appels pendant et après les heures d'ouverture de l'entreprise,
- L'enregistrement des appels téléphoniques pour vos registres,
- La mise en place de votre propre pont de conférence téléphonique,
- l'envoi et la réception de télécopies par le biais du télécopieur virtuel, et
- Quelques recommandations en matière de sécurité.
Représentation visuelle
Voici une représentation visuelle rapide de ce à quoi votre système téléphonique pourrait ressembler sur la base des lignes directrices ci-dessous, mais veuillez noter que les fonctions téléphoniques énumérées dans ce guide sont interdépendantes. Nous vous recommandons de suivre les étapes de configuration dans l'ordre où elles sont présentées.
Configuration de votre compte VoIP.ms et de vos appareils
Comprendre la tarification de VoIP.ms Paiement-à-l'utilisation
Vous pouvez être effrayé par le modèle de paiement-à-l'utilisation, mais il vous permet de faire des économies significatives et est beaucoup plus flexible que les fournisseurs de téléphonie traditionnels. Voyons ensemble les prix, mais gardez à l'esprit que VoIP.ms divise ses prix en deux parties, les appels entrants et les appels sortants.
Entrant
Tout d'abord, vous aurez besoin d'un (ou de plusieurs) numéro(s) de téléphone. Si vous êtes une entreprise basée au Canada, un numéro sans frais vous coûtera 1,25 $ par mois.
Deuxièmement, vous payez à la minute, donc 0,027 $ par minute.
Sortant
Dès que vos appareils sont configurés, vous pouvez déjà passer des appels, vous n'avez pas nécessairement besoin d'avoir un numéro associé. Vous serez simplement facturé en fonction de votre consommation par tranches de 6 secondes. D'après notre exemple ci-dessus, les appels sortants vers des numéros sans frais sont gratuits (il y a tout de même des règles à respecter!).
Combien cela vous coûte-t-il?
Supposons qu'au cours d'une semaine donnée, vous et votre équipe parlez au téléphone 4 heures par jour (en faisant des appels sortants pour générer des ventes!) et recevez des appels 2 heures par jour. Cela représente 6 heures par jour, 20 jours ouvrables au cours d'un mois donné, soit 2 400 minutes d'appels entrants sans frais (facturables) et 4 800 minutes d'appels sortants sans frais (gratuits!). Par conséquent, votre facture mensuelle récurrente serait de 1,25$ pour votre numéro sans frais et de 64,80 $ pour tous vos appels d'affaires durant le mois avec un système téléphonique entièrement hébergé, ce qui donne 66,05 $ pour 120 heures au téléphone!
Veuillez noter que VoIP.ms facture en dollars américains. Il est vrai que nous sommes une société canadienne, mais depuis le début de la société en 2007, nous avons adopté le dollar américain comme solution monétaire globale afin d'atteindre et de satisfaire le plus grand nombre de clients possible.
Prêt à commencer? Continuez à lire.
Appareil
VoIP.ms a une politique d'Apportez votre propre appareil, donc vous pouvez soit avoir déjà quelque chose à portée de main, soit décider d'acheter un nouvel appareil.
Quel que soit votre choix, nous sommes prêts à vous aider. Nous avons des partenariats techniques avec la plupart des entreprises phares pour des appareils, téléphones logiciels, et des PBXs.
Nous vous conseillons vivement d'installer un téléphone logiciel directement sur votre ordinateur portable et votre téléphone mobile pour des communications entièrement unifiées. Si ce terme est nouveau pour vous, voici un article de blogue utile que nous avons écrit.
Numéros de téléphone (DID)
Une fois que vous aurez vos appareils, vous pourrez soit obtenir des numéros de téléphone sans frais ou des numéros de téléphone locaux, soit transférer vos numéros actuels.
1) Pour obtenir un (des) DID(s), vous pouvez obtenir un numéro sans frais vanité qui est numéro sans frais personnalisé (par exemple: 1-800-1-OFFICE) ou d'un numéro sans frais régulier. Vous pouvez également commander un simple DID local si vous le souhaitez.
2) Vous pouvez également transférer votre (vos) DID(s) de votre fournisseur actuel à l'aide de notre outil de portabilité. Ce processus prend généralement jusqu'à 5 jours ouvrables, donc une façon de contourner ce problème est de demander à votre fournisseur actuel d'effectuer un renvoi d'appel vers vos nouveaux DIDs VoIP.ms en attendant. De plus, la transférabilité des numéros locaux et gratuits est gratuit avec VoIP.ms à travers le Canada et les Etats-Unis.
N'oubliez pas d'activer vos services E911!
Sous Comptes
Pour configurer vos appareils, vous devez créer des sous-comptes. Les sous-comptes vous permettent d'enregistrer vos appareils et de créer des extensions internes pour toute votre équipe. Les sous-comptes sont gratuits et vous pouvez en avoir autant que vous le souhaitez.
Avec vos DID, vos appareils et vos sous-comptes. Vous êtes maintenant prêt à construire un système téléphonique infonuagique adapté à vos besoins spécifiques.
Construire un système téléphonique infonuagique sur mesure
Réceptionniste virtuel (IVR)
Tout d'abord, vous souhaitez mettre en place la fonction IVR, car votre équipe s'agrandit et votre entreprise commence à décoller, la mise en place d'une réceptionniste virtuelle (IVR) est un moyen simple d'améliorer l'expérience globale du client avec les files d'attente.
Supposons que vous ayez maintenant 5 employés, 3 pour les ventes, 1 pour le support et 1 pour la comptabilité. Grâce à la fonction de réceptionniste virtuel, vous pouvez facilement guider le client pour qu'il appuie sur le "1" pour les ventes, le "2" pour le support et le "3" pour la comptabilité. La file d'attente permet à vos clients d'attendre en ligne que leur appel soit pris.
Nous vous recommandons vivement de concevoir un schéma d'abord, puis de le mettre en oeuvre - cela facilite l'ensemble du processus!
Si votre entreprise est multilingue, vous pouvez également utiliser la fonction IVR avec des enregistrements dans différentes langues. Par exemple, votre interlocuteur peut appuyer sur "1" pour l'anglais et sur "2" pour le français.
Notez que vous aurez besoin de messages vocaux pour configurer votre réceptionniste virtuelle. Si vous ne savez pas comment aborder vos scripts, jetez un coup d'oeil à notre article de blogue.
Conditions Temporelles
Bien qu'il soit très probable qu'en tant que petite équipe, vous travailliez en dehors des heures de bureau, vous pouvez établir votre propre flux d'appels avec des conditions temporelles où vous pouvez décider d'envoyer vos appels en dehors des heures de bureau et pendant les fins de semaine.
Recherche d’Appel
Recherche_d’Appel est une extension intéressante de la fonction de renvoi d'appel. La recherche d'appels peut être décrite comme un flux logique permettant d'améliorer le taux de réponse aux appels.. Reprenons l'exemple précédent et disons que vous avez une équipe de trois employés chargés de répondre aux appels de vente. À un moment donné, pour une raison quelconque, ils ne peuvent pas décrocher le téléphone, vous pouvez faire en sorte qu'après 20 secondes dans le groupe de sonneries que vous avez créé, tous les appels de vente soient transférés sur votre téléphone de bureau.
En fait, vous pourriez facilement créer le flux logique suivant:
- envoyer l'appel entrant à la ligne téléphonique générale qui est liée à un groupe de sonneries (vos 3 vendeurs!), s'il n'y a pas de réponse (par exemple dans les 20 secondes)
- l'envoyer à votre téléphone de bureau, s'il n'y a pas de réponse
- l'envoyer à votre téléphone portable (avec l'option appuyer sur le 1), s'il n'y a pas de réponse
- send it to your general voicemail.
La fonction de recherche d'appels peut également être utilisée avec la fonction de conditions temporelles évoquée plus haut. Supposons que vous disposiez d'une ligne d'urgence en dehors des heures de bureau pour vos principaux clients. Il vous suffirait d'entrer la liste d'escalade dans la fonction de recherche d'appels.
Renvoi d'appel
Vous pouvez être au bureau, à la maison ou en déplacement, mais vous devez toujours pouvoir bénéficier des communications unifiées et, par conséquent, augmenter la chance de recevoir tous vos appels, vous devez activer la fonction de d'appel renvoi d'appel. Si vous ne décrochez pas votre téléphone de bureau dans un délai déterminé, l'appel entrant sera redirigé vers un numéro auquel vous avez plus de chances de répondre (par exemple, votre numéro de téléphone mobile).
Groupe de sonneries
Alors que vous commencez à embaucher de nouveaux employés, le moment est venu de mettre en œuvre notre fonction de groupe de sonnerie. Supposons que vous ayez une équipe de trois employés chargés de répondre aux appels de vente sur votre numéro sans frais. En configurant un groupe de sonneries, notre système fera sonner tous les téléphones en même temps jusqu'à ce que quelqu'un décroche... pour que votre taux de réponse aux appels soit le meilleur possible!
Remarque: il s'agit d'une alternative à notre fonctionnalité de File d'attente feature discussed above. The more your business grows, the better to go for Calling Queues.
Messagerie Vocale
Tout d'abord, vous aurez besoin d'une messagerie vocale pour vous assurer que vous ne manquez aucune opportunité. Voici quelques conseils de l'équipe VoIP.ms pour avoir un message vocal parfait. Nous vous conseillons vivement de profiter pleinement de notre système de messagerie vocale et d'activer la fonction de messagerie vocale vers courriel qui permet de transférer tous les messages vocaux vers votre adresse courriel sous la forme d'une pièce jointe au format MP3.
Vous pouvez ensuite créer une messagerie vocale pour chaque employé disposant d'un poste, vous pouvez simplement télécharger les enregistrements audio directement sur notre portail.
Identification de l'appelant
Afin d'obtenir le meilleur taux de réponse possible dans le cadre de vos activités de vente par démarchage, mettez en place un Numéro d'identification de l'appelant et nom de l'appelant pour que vos prospects et clients potentiels décrochent le téléphone.
Enregistrement des appels
Si vous souhaitez conserver des enregistrements de tous les appels passés et/ou reçus, notre fonction d'Enregistrement d'appel vous permet d'enregistrer les appels, les télécharger, les envoyer à une adresse courriel ou simplement les conserver dans votre portail VoIP.ms.
Configuration de votre pont de conférence
Vous avez peut-être des employés qui travaillent à domicile, ou une conversation avec plusieurs personnes qui doivent être réunies - c'est là que notre solution d'Audioconférence s'avère utile. Elle offre un tableau de bord convivial qui permet de surveiller et de contrôler les différents aspects de la conférence téléphonique en temps réel.
Comme pour vos appels habituels, vous pouvez également décider d'enregistrer votre conférence.
Envoi et réception de télécopies avec votre télécopieur virtuel
Enfin, si vous ou certains de vos fournisseurs utilisez encore les télécopies,vous pouvez certainement bénéficier de notre système de Télécopieur virtuel qui vous permet d'envoyer et de recevoir des télécopies par le biais d'une interface conviviale au lieu d'avoir un télécopieur conventionnel dans votre bureau.
Vous pouvez également pousser cette fonctionnalité au niveau suivant en activant la fonction Courriel à télécopie qui vous permettra d'envoyer et de recevoir des télécopies directement par le biais de votre courriel.
Renforcer votre sécurité
VoIP.ms offre une multitude de fonctions de sécurité pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité à votre compte. Voici quelques-unes de nos fonctions préférées:
Pour empêcher les appels non autorisés à partir de votre compte:
- Restriction IP: Lorsque cette option est activée, le système n'autorise que les appels téléphoniques sortants provenant de l'adresse IP ou des plages d'adresses IP fournies.
- Restriction POP: Cette fonction ressemble à la restriction IP, le système n'autorisera que les appels téléphoniques sortants provenant du serveur sélectionné.
- Autoriser les appels internationaux: Vous ou votre équipe ne passez des appels qu'aux États-Unis ou au Canada? Si c'est le cas, lorsque vous désactivez cette fonction, les appels passés vers d'autres destinations seront automatiquement rejetés.
- Autoriser les appels internationaux: Vous n'appelez qu'en Europe? Pas de problème. Désactivez tous les appels sortants en dehors de la région cible souhaitée.
Pour empêcher tout accès non autorisé à votre portail client:
- Protection IP étrangère: Avec cette protection, chaque fois qu'il y a une tentative de connexion à partir d'un pays autre que le vôtre, l'accès au portail client sera temporairement désactivé à partir de cette adresse IP.
- Vérification en deux étapes: Cette fonction est une extension de notre fonction TOTP, lorsqu'elle est sélectionnée, vous recevrez un code à 6 chiffres sur votre courriel qui sera nécessaire pour vous connecter à votre compte.
Soutien
Après avoir suivi ce guide, vous êtes prêt à utiliser VoIP.ms comme partenaire téléphonique pour votre entreprise. Cependant, si vous avez encore besoin d'aide ou si vous avez des questions, notre équipe est disponible et prête à vous soutenir 24x7.
Soutien technique
- Courriel:[email protected]
- Billets d'assistance directement sur votre portal.
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Transférabilité
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Ventes et questions générales
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