Primeros Pasos para Pequeños Negocios (3-10 empleados)
From VoIP.ms Wiki
Esta guía se ha hecho para pequeños negocios en crecimiento (3-10 empleados). Si su negocio ha crecido mas que esto, le recomendamos usar Getting Started for Growing Businesses.
Debajo encontrará una guía de configuración completa para el sistema telefónico de su negocio incluyendo:
- Algunas recomendaciones para un teléfono de escritorio y un softphone para realizar y recibir llamadas,
- Un número de llamada gratuita personalizado,
- Un buzón de voz para su empresa y sus empleados,
- Una recepcionista digital (IVR),
- Condiciones de tiempo de flujo de llamadas para desviarlas durante y después de su horario de oficina,
- Grabación de llamadas telefónicas para sus registros,
- Configuración de su propia audioconferencia,
- Envío y recepción de faxes a través del fax virtual, y
- Algunas recomendaciones de seguridad.
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Representación Visual
He aquí una rápida representación visual de cómo podría lucir su sistema telefónico basándose en las directrices que se indican a continuación, pero tenga en cuenta que las funciones telefónicas enumeradas en esta guía son interdependientes. Recomendamos seguir los pasos de configuración en el orden en que se presentan.
Configurando su cuenta VoIP.ms y Dispositivos
Entendiendo los precios de Pago por Uso de VoIP.ms
Puede que te asuste el modelo de pago por uso, pero en realidad te permite hacer ahorros significativos y es mucho más flexible que los proveedores de telefonía tradicionales. Vamos a repasar juntos los precios, pero ten en cuenta que VoIP.ms divide sus precios en dos partes, llamadas entrantes y salientes.
Entrantes
En primer lugar, necesitará uno (o varios) números de teléfono. Supongamos que es una empresa con sede en Canadá: un número de llamada gratuita le costará $1,25 dólares al mes.
En segundo lugar, pagará por minuto, es decir, 0,027 $ por minuto.
Salientes
En cuanto sus dispositivos estén configurados, ya podrá realizar llamadas, no es necesario que tenga un número asociado. Simplemente se le facturará en función de su consumo con incrementos de 6 segundos. En nuestro ejemplo anterior, las llamadas salientes a números de llamada gratuita son libres de cargo (¡de hecho, hay algunas reglas del juego!).
Entonces, ¿cuánto le está costando?
Digamos que en una semana determinada, usted y su equipo hablan por teléfono 4 horas al día (haciendo llamadas salientes para generar ventas) y reciben llamadas 2 horas al día. Es decir, 6 horas al día, 20 días laborables al mes, lo que equivale a 2.400 minutos entrantes a un número de llamadas gratuitas (facturables) y 4.800 minutos salientes a números de llamadas gratuitas (libres de cargo!). Por lo tanto, su factura mensual recurrente sería de $1,25 por su número de llamada gratuita y de 64,80 $ por todas las llamadas de su empresa durante el mes con un sistema telefónico totalmente alojado, ¡lo que da un resultado de $66,05 por 120 horas al teléfono!
Por favor, tenga en cuenta que VoIP.ms cobra en dólares estadounidenses. Si bien es cierto que somos una empresa canadiense, desde que la empresa comenzó en 2007 adoptamos el USD como la solución global de divisas con el fin de llegar y satisfacer a tantos clientes como sea posible.
¿Listo para comenzar? Continue leyendo.
Dispositivos
VoIP.ms tiene una política de Trae tu Propio Dispositivo (BYOD por sus siglas en inglés), por lo tanto, ya podría contar con alguno or podría decidirse a comprar un nuevo dispositivo.
Lo que sea que elija, estamos listos para brindarle soporte. Contamos con asociaciones técnicas con Whatever you choose, we are ready to support you. Contamos con asociaciones técnicas con la mayoría de las empresas líderes para dispositivos, softphones, and PBXs.
Te recomendamos encarecidamente que instales un softphone directamente en tu portátil y móvil para conseguir unas comunicaciones totalmente unificadas. Si este término es nuevo para ti, aquí tienes un útil artículo de blog que hemos escrito.
Números de teléfono (DIDs)
Una vez que tenga sus dispositivos, usted puede comprar un número DID de llamada gratuita, un número DID local o transferir sus números actuales.
1) Para obtener DID(s), usted puede obtener un número de llamada gratuita personalizado también referido como custom toll-free number (e.g. 1-800-1-OFFICE) o un número de llamada gratuita regular. También puede simplemente ordenar un número DID local si así lo desea.
2) También puede transferir sus DID(s) desde su proveedor actual con nuestra herramienta de portabilidad. Este proceso usualmente toma 5 días hábiles, por lo que una alternativa es solicitar a tu proveedor actual realizar un Desvío de llamada a tu nuevo número VoIP.ms mientras se realiza el proceso. Además, portear números locales y de llamada gratuita es gratis con VoIP.ms para Canadá y Estados Unidos.
¡No olvides activar tus servicios E911!
Sub-cuentas
Para poder configurar sus dispositivos necesitará crear sub-cuentas. Las sub-cuentas permiten registrar sus dispositivos como también crear extensiones internas para todo su equipo. Las sub-cuentas son gratuitas y puede tener cuantas como quiera.
Con sus DID(s), sus dispositivos y sub-cuentas, usted está listo para construir un sistema telefónico basado en la nube enfocado a sus necesidades específicas.
Construyendo un Sistema Telefónico basado en la Nube
Recepcionista Digital (IVR)
En primer lugar, querrá implementar la funcionalidad de IVR, ya que su equipo está creciendo y negocio está comenzando a despegar, una manera fácil de mejorar la experiencia de usuario es implementar un Recepcionista Digital (IVR) con Cola de Llamadas.
Supongamos que ahora tiene 5 empleados, 3 para ventas, 1 para asistencia y 1 para contabilidad. Con la función de recepcionista digital, puede guiar fácilmente al cliente para que marque "1" para ventas, "2" para asistencia y "3" para contabilidad. La cola de llamadas permitirá a sus clientes esperar en línea a que se atienda su llamada.
Le recomendamos encarecidamente que primero lo dibuje y luego lo ponga en práctica - ¡facilitará todo el proceso!
Si su empresa es multilingüe, también puede utilizar la función IVR con grabaciones en distintos idiomas. Por ejemplo, la persona que llama podría pulsar "1" para el inglés y "2" para el francés.
Tome en cuenta que necesitará grabaciones de voz para configurar su Recepcionista Digital. Si no está seguro como crear sus guiones, eche un vistazo a nuestro artículo de blog.
Condiciones temporales
While it is highly likely that as a small team you are working more than regular business hours, you can establish your own call flow with time conditions where you can where decide to send your calls outside business hours and on weekends.
Cacería de llamadas
Cacería de llamadas es una excelente extensión de la funcionalidad de desvío de llamada. La cacería de llamadas podría describirse como un flujo lógico de llamadas para mejorar la tasa de respuesta. Tomemos nuestro ejemplo de arriba y supongamos que tiene un equipo de 3 empleados dedicados a contestar llamadas de ventas. En cierto momento, si por alguna razón no pueden contestar el teléfono, usted podría configurarlo para que después de 20 segundos en el Group de Timbrado que haya configurado, todas las llamadas de ventas sean desviadas a su teléfono de escritorio.
De hecho, podría facilmente crear el siguiente flujo lógico:
- enviar la llamada entrante a la línea telefónica general la cual está enlazada a su Group de Timbrado (¡Sus 3 agentes de ventas!), si no hay respuesta (e.g. dentro de 20 segundos)
- envíe la llamada a su teléfono de escritorio, si tampoco hay respuesta
- envíe la llamada a su teléfono móvil, si tampoco hay respuesta
- envíe la llamada a su buzón de voz general.
La Cacería de Llamadas también puede combinarse con la funcionalidad de Condiciones Temporales que discutimos arriba. Supongamos que tienes una línea de emergencia en horarios fuera de oficina para sus clientes más importantes, podría simplemente agregar la lista de escalamiento a la funcionalidad de Cacería de Llamadas.
Desvío de Llamadas
Podría encontrarse fuera de la oficina, en casa, de camino a algún lugar, pero siempre beneficiarse de las comunicaciones unificadas y por lo tanto incrementar las posibilidades de recibir todas sus llamadas al activar la funcionalidad Desvío de Llamadas. Si no contesta su teléfono de escritorio o se tardó en hacerlo, la llamada será redireccionada a un número de teléfono donde tenga más posibilidades de tomarla (e.g. su número telefónico móvil).
Grupos de Timbrado
As you start hiring more employees, now is a good time to implement our Ring Group feature. Say that you have a team of 3 employees dedicated to answering the sales calls to your toll-free line. By setting up a Ring Group, our system would ring everybody's phone at the same time until somebody picks up... making sure that your call answering rate is at its best!
Note: this is an alternative to our Calling Queues feature discussed above. The more your business grows, the better to go for Calling Queues.
Voicemail
You will need a voicemail to make sure you are not missing any leads. Here are some tips from the VoIP.ms team to have the perfect voicemail prompt. We strongly advise you to take the full benefit of our voicemail system and activate the voicemail to email feature where all voicemail messages are forwarded to your email address as an MP3 attachment.
You can then create a voicemail for every employee that has an extension, you can simply upload the recordings directly to our portal.
Caller ID
In order to get the best answering rate possible in your outbound sales activities, set up a Caller ID Number and Caller ID Name so that your potential leads and customers pick up the phone.
Call Recording
If you wish to maintain recordings of all calls made and/or received, our Call Recording feature allows you to download the recordings, send them to an email address or simply store them in your VoIP.ms portal.
Setting up your Conference Bridge
You may have employees working from home, or a discussion with multiple people that need to be bridged altogether - this is where our Audio Conferencing solution comes handy. It offers a user-friendly dashboard to monitor and control different aspects of the conference call in real-time.
Just like your regular calls, you may also decide to record your conference.
Sending and Receiving Faxes with Your Virtual Fax
Finally, if you or some of your suppliers are still leveraging faxes, you can definitely benefit from our Virtual Fax system where you can send and receives fax through a user-friendly interface instead of having a conventional fax in your office.
You may also push this feature to the next level by activating the Email to Fax feature where you will be able to send and receive faxes directly through your email.
Increasing Your Security
VoIP.ms offers a plenitude of security features to add an extra layer of security to your account. Here are some of our favorites:
To prevent unauthorized calls from your account:
- IP Restriction: When enabled, the system will only allow outgoing phone calls from the IP address or IP address ranges provided.
- POP Restriction: This feature mimics the IP restriction, the system will only allow outgoing phone calls from the server selected.
- Allow International Calls: Are you or your team only making calls in USA/Canada? If so, when disabling this feature, calls placed to other destinations will be automatically rejected.
- Allow Calls to Countries: Only making calls to Europe? Not a problem. Disable all outbound calls apart from your desired target region.
To prevent unauthorized access to your customer portal:
- Foreign IP Guard: With this protection, every time there is a login attempt from a country other than yours, the customer portal access will be temporarily disabled from that IP address.
- Two-Step Verification: This feature is an extension from our TOTP feature, when selected, you will receive a 6-digit code on your e-mail which will be required to login to your account.
Support
After following this guide, you are fully ready to do business while using VoIP.ms as your business phone partner. However, if you still need help or have any questions, our team is available and ready to support you 24x7.
Technical Support
- E-mail:[email protected]
- Tickets directly through your portal.
Porting
- E-mail: [email protected]
- Tickets directly through your portal.
Sales and General Information
- E-mail: [email protected]
- Tickets directly through your portal.
- Phone: USA/Canada toll-free 1.877.786.4767 or 1.214.615.8599 worldwide
