Primeros Pasos para Pequeños Negocios (3-10 empleados)
From VoIP.ms Wiki
Esta guía se ha hecho para pequeños negocios en crecimiento (3-10 empleados). Si su negocio ha crecido mas que esto, le recomendamos usar Getting Started for Growing Businesses.
Debajo encontrará una guía de configuración completa para el sistema telefónico de su negocio incluyendo:
- Algunas recomendaciones para un teléfono de escritorio y un softphone para realizar y recibir llamadas,
- Un número de llamada gratuita personalizado,
- Un buzón de voz para su empresa y sus empleados,
- Una recepcionista digital (IVR),
- Condiciones de tiempo de flujo de llamadas para desviarlas durante y después de su horario de oficina,
- Grabación de llamadas telefónicas para sus registros,
- Configuración de su propia audioconferencia,
- Envío y recepción de faxes a través del fax virtual, y
- Algunas recomendaciones de seguridad.
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Representación Visual
He aquí una rápida representación visual de cómo podría lucir su sistema telefónico basándose en las directrices que se indican a continuación, pero tenga en cuenta que las funciones telefónicas enumeradas en esta guía son interdependientes. Recomendamos seguir los pasos de configuración en el orden en que se presentan.
Configurando su cuenta VoIP.ms y Dispositivos
Entendiendo los precios de Pago por Uso de VoIP.ms
Puede que le asuste el modelo de pago por uso, pero en realidad le permite hacer ahorros significativos y es mucho más flexible que los proveedores de telefonía tradicionales. Vamos a repasar juntos los precios, pero tenga en cuenta que VoIP.ms divide sus precios en dos partes, llamadas entrantes y salientes.
Entrantes
En primer lugar, necesitará uno (o varios) números de teléfono. Supongamos que es una empresa con sede en Canadá: un número de llamada gratuita le costará $1,25 dólares al mes.
En segundo lugar, pagará por minuto, es decir, 0,027 $ por minuto.
Salientes
En cuanto sus dispositivos estén configurados, ya podrá realizar llamadas, no es necesario que tenga un número asociado. Simplemente se le facturará en función de su consumo con incrementos de 6 segundos. En nuestro ejemplo anterior, las llamadas salientes a números de llamada gratuita son libres de cargo (¡de hecho, hay algunas reglas del juego!).
Entonces, ¿cuánto le está costando?
Digamos que en una semana determinada, usted y su equipo hablan por teléfono 4 horas al día (haciendo llamadas salientes para generar ventas) y reciben llamadas 2 horas al día. Es decir, 6 horas al día, 20 días laborables al mes, lo que equivale a 2.400 minutos entrantes a un número de llamadas gratuitas (facturables) y 4.800 minutos salientes a números de llamadas gratuitas (libres de cargo!). Por lo tanto, su factura mensual recurrente sería de $1,25 por su número de llamada gratuita y de 64,80 $ por todas las llamadas de su empresa durante el mes con un sistema telefónico totalmente alojado, ¡lo que da un resultado de $66,05 por 120 horas al teléfono!
Por favor, tenga en cuenta que VoIP.ms cobra en dólares estadounidenses. Si bien es cierto que somos una empresa canadiense, desde que la empresa comenzó en 2007 adoptamos el USD como la solución global de divisas con el fin de llegar y satisfacer a tantos clientes como sea posible.
¿Listo para comenzar? Continue leyendo.
Dispositivos
VoIP.ms tiene una política de Trae tu Propio Dispositivo (BYOD por sus siglas en inglés), por lo tanto, ya podría contar con alguno or podría decidirse a comprar un nuevo dispositivo.
Lo que sea que elija, estamos listos para brindarle soporte. Contamos con asociaciones técnicas con Whatever you choose, we are ready to support you. Contamos con asociaciones técnicas con la mayoría de las empresas líderes para dispositivos, softphones, and PBXs.
Te recomendamos encarecidamente que instales un softphone directamente en tu portátil y móvil para conseguir unas comunicaciones totalmente unificadas. Si este término es nuevo para ti, aquí tienes un útil artículo de blog que hemos escrito.
Números de teléfono (DIDs)
Una vez que tenga sus dispositivos, usted puede comprar un número DID de llamada gratuita, un número DID local o transferir sus números actuales.
1) Para obtener DID(s), usted puede obtener un número de llamada gratuita personalizado también referido como custom toll-free number (e.g. 1-800-1-OFFICE) o un número de llamada gratuita regular. También puede simplemente ordenar un número DID local si así lo desea.
2) También puede transferir sus DID(s) desde su proveedor actual con nuestra herramienta de portabilidad. Este proceso usualmente toma 5 días hábiles, por lo que una alternativa es solicitar a tu proveedor actual realizar un Desvío de llamada a tu nuevo número VoIP.ms mientras se realiza el proceso. Además, portear números locales y de llamada gratuita es gratis con VoIP.ms para Canadá y Estados Unidos.
¡No olvide activar sus servicios E911!
Sub-cuentas
Para poder configurar sus dispositivos necesitará crear sub-cuentas. Las sub-cuentas permiten registrar sus dispositivos como también crear extensiones internas para todo su equipo. Las sub-cuentas son gratuitas y puede tener cuantas como quiera.
Con sus DID(s), sus dispositivos y sub-cuentas, usted está listo para construir un sistema telefónico basado en la nube enfocado a sus necesidades específicas.
Construyendo un Sistema Telefónico basado en la Nube
Recepcionista Digital (IVR)
En primer lugar, querrá implementar la funcionalidad de IVR, ya que su equipo está creciendo y negocio está comenzando a despegar, una manera fácil de mejorar la experiencia de usuario es implementar un Recepcionista Digital (IVR) con Cola de Llamadas.
Supongamos que ahora tiene 5 empleados, 3 para ventas, 1 para asistencia y 1 para contabilidad. Con la función de recepcionista digital, puede guiar fácilmente al cliente para que marque "1" para ventas, "2" para asistencia y "3" para contabilidad. La cola de llamadas permitirá a sus clientes esperar en línea a que se atienda su llamada.
Le recomendamos encarecidamente que primero lo dibuje y luego lo ponga en práctica - ¡facilitará todo el proceso!
Si su empresa es multilingüe, también puede utilizar la función IVR con grabaciones en distintos idiomas. Por ejemplo, la persona que llama podría pulsar "1" para el inglés y "2" para el francés.
Tome en cuenta que necesitará grabaciones de voz para configurar su Recepcionista Digital. Si no está seguro como crear sus guiones, eche un vistazo a nuestro artículo de blog.
Condiciones temporales
Como puede ser posible que como un equipo pequeño se encuentre trabajando más allá del horario de oficina regular, puede establecer su propio flujo de llamadas con condiciones temporales donde usted decida donde enviar las llamadas fuera de horario laboral y en fines de semana.
Cacería de Llamadas
Cacería de llamadas es una excelente extensión de la funcionalidad de desvío de llamada. La cacería de llamadas podría describirse como un flujo lógico de llamadas para mejorar la tasa de respuesta. Tomemos nuestro ejemplo de arriba y supongamos que tiene un equipo de 3 empleados dedicados a contestar llamadas de ventas. En cierto momento, si por alguna razón no pueden contestar el teléfono, usted podría configurarlo para que después de 20 segundos en el Group de Timbrado que haya configurado, todas las llamadas de ventas sean desviadas a su teléfono de escritorio.
De hecho, podría fácilmente crear el siguiente flujo lógico:
- envíe la llamada entrante a la línea telefónica general la cual está enlazada a su Group de Timbrado (¡Sus 3 agentes de ventas!), si no hay respuesta (e.g. dentro de 20 segundos)
- envíe la llamada a su teléfono de escritorio, si tampoco hay respuesta
- envíe la llamada a su teléfono móvil, si tampoco hay respuesta
- envíe la llamada a su buzón de voz general.
La Cacería de Llamadas también puede combinarse con la funcionalidad de Condiciones Temporales que discutimos arriba. Supongamos que tienes una línea de emergencia en horarios fuera de oficina para sus clientes más importantes, podría simplemente agregar la lista de escalamiento a la funcionalidad de Cacería de Llamadas.
Desvío de Llamadas
Podría encontrarse fuera de la oficina, en casa, de camino a algún lugar, pero siempre beneficiarse de las comunicaciones unificadas y por lo tanto incrementar las posibilidades de recibir todas sus llamadas al activar la funcionalidad Desvío de Llamadas. Si no contesta su teléfono de escritorio o se tardó en hacerlo, la llamada será redireccionada a un número de teléfono donde tenga más posibilidades de tomarla (e.g. su número telefónico móvil).
Grupos de Timbrado
A medida que contrata mas empleados, será un buen momento para implementar nuestra funcionalidad Grupo de Timbre. Supongamos que tiene un equipo de 3 empleados dedicados a contestar llamadas de ventas hechas a su línea de llamadas gratuitas. Al configurar un Grupo de Timbre, nuestro sistema timbrará los teléfonos de todos al mismo tiempo hasta que uno conteste... ¡asegurando que su tasa de respuesta sea la mejor!
Nota: Esta es una alternativa a nuestra funcionalidad de Llamadas en Cola discutida arriba. Mientras más crezca su negocio, mejor será utilizar Llamadas en Cola.
Buzón de Voz
Necesitará un buzón de voz para asegurarse de que no pierda ninguna oportunidad de venta. Aquí tiene algunos consejos del equipo de VoIP.ms para tener el saludo de buzón voz perfecto. Le recomendamos encarecidamente que aproveche todas las ventajas de nuestro sistema de buzón de voz y active la función de buzón de voz a correo electrónico, con la que todos los mensajes de voz se reenvían a su dirección de correo electrónico como un archivo adjunto MP3.
Usted puede crear un buzón de voz por cada empleado que tenga una extensión, puede simplemente subir la grabación directamente a su portal.
Identificador de Llamada
Para obtener la mejor tasa de respuesta posible en sus actividades de llamadas de ventas salientes, configure un Número de identificación de llamada y Nombre de identificación de llamada para que sus clientes y clientes potenciales contesten el teléfono.
Grabación de Lamadas
Si usted desea conservar grabaciones de todas las llamadas que haga o reciba, nuestra funcionalidad Grabaciones de llamada le permitirá descargar las grabaciones, enviarlas a un correo electrónico o simplemente guardarlas en su portal VoIP.ms.
Configurando su Audioconferenia
Puede que cuente con empleados trabajando desde casa, o tenga una junta con múltiples personas que necesitan conectarse a una audioconferencia - es aquí donde nuestra solución de Audioconferencia le será útil. Ofrece un panel de control fácil de usar para supervisar y controlar diferentes aspectos de la audioconferencia en tiempo real.
Al igual que en sus llamadas regulares, usted puede decidir grabar su audioconferencia.
Enviando y recibiendo faxes con su Fax Virtual
Finalmente, si usted o alguno de sus proveedores siguen haciendo uso de faxes, definitivamente puede beneficiarse de nuestro sistema de Fax Virtual con el cual puede enviar y recibir faxes a través de una interfaz fácil de usar en lugar de tener un fax convencional en su oficina.
También puede llevar esta funcionalidad al siguiente nivel al activar la funcionalidad Correo eletrónico a Fax con la que será capaz de enviar y recibir faxes directamente a través de su correo electrónico.
Aumentando su Seguridad
VoIP.ms ofrece una gran cantidad de funciones de seguridad para añadir una capa adicional de seguridad a su cuenta. Estas son algunas de nuestras favoritas:
Para prevenir llamadas no autorizadas desde su cuenta:
- Restricción de IP: Cuando se activa, el sistema permitirá llamadas salientes solamente desde la IP or rango de IP proporcionado.
- Restricción POP: Esta funcionalidad es similar a la restricción de IP, pero el sistema permitirá llamadas salientes solamente del servidor seleccionado.
- Habilitar llamadas internacionales: ¿Usted o su equipo solo hacen llamadas a EEUU y Canada? Si es así, al deshabilitar esta opción, se rechazarán las llamadas hechas a otros destinos.
- Permitir llamadas a otros países: ¿Solamente hace llamadas a Europa? No hay problema. Deshabilite todas las llamadas salientes fuera de su región objetivo.
Paraacceso no autorizado a su portal de cliente:
- Protección contra IPs extranjeras: Con esta protección, cada vez que haya un intento de inicio de sesión desde un país que no sea el suyo, el portal de cliente será temporalmente deshabilitado para esa dirección IP.
- Verificación dos pasos: Esta funcionalidad es una extensión de nuestra autentificación TOTP. Cuando se habilite, recibirá un código de 6 dígitos en su correo electrónico el cual será requerido para iniciar sesión en su cuenta.
Soporte
Después de seguir esta guía, usted estará completamente listo para hacer negocios utilizando a VoIP.ms como su socio de telefonía empresarial. Sin embargo, si aún requiere ayuda o tiene preguntas, nuestro equipo estará disponible y listo para proporcionarle soporte 24x7.
Soporte Técnico
- Correo electrónico:[email protected]
- Tickets de asistencia directamente desde su portal.
Portabilidad
- Correo electrónico: [email protected]
- Tickets de asistencia directamente desde su portal.
Ventas e Información General
- Correo eletrónico: [email protected]
- Tickets de asistencia directamente desde su portal.
- Teléfono: EEUU/Canada línea gratuita 1.877.786.4767 o 1.214.615.8599 para todo el mundo.
