Recepcionista Digital

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-	Esta herramienta IVR (Interactive Voice Response) permite contestar una llamada con una grabación y ofrecer un numero de opciones a la gente que llama para enviar su llamada automáticamente a la extensión de otra persona o departamento. Por ejemplo si usted crea un IVR y lo rutea a uno de sus números DID, el IVR tomará la llamada y el que llama podriá escuchar "Gracias por llamar a XYZ Inc, para ventas presione 1, para soporte presione 2, etc.	+	{| class="wikitable"
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		+	| [https://wiki.voip.ms/article/DigitalReceptionist_IVR English] ||
		+	[https://wiki.voip.ms/article/R%C3%A9ceptionniste_virtuelle_IVR Français]
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-	Interactive Voice Response (IVR), this option can be used to present a recording to the people calling to your DID number and also give them the chance to enter the extension of the person or department they want to reach. For example, you could create an IVR and point one of your DID numbers to it, and when the IVR answers, caller will hear "Thank you for calling XYZ Inc, for Sales press 1, for Service press 2", etc.	+	Esta herramienta IVR (Interactive Voice Response) permite contestar una llamada con una grabación y ofrecer un numero de opciones a la gente que llama para enviar su llamada automáticamente a la extensión de otra persona o departamento. Por ejemplo si usted crea un IVR y lo rutea a uno de sus números DID, el IVR tomará la llamada y el que llama podriá escuchar "Gracias por llamar a XYZ Inc, para ventas presione 1, para soporte presione 2, etc.
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-	=== '''Important Points to consider before creating Digital Receptionist (IVR)''' ===	+	== Video tutorial ==
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		+	[[Image:IVRThumbnail.png|200px|link=https://youtu.be/KHT9VkWv-1Q]]
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		+	== ''' Artículos de Blog''' ==
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		+	[https://wiki.voip.ms/article/Benefits_of_Auto_Attendants_(IVR) Benefits of Auto Attendants (IVR)]
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		+	[https://wiki.voip.ms/article/The_Do%27s_and_Don%27ts_of_IVR_Scripts The Do's and Don'ts of IVR Scripts]
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		+	[https://wiki.voip.ms/article/Tips_for_Creating_Perfect_Welcome_Greeting Tips for Creating Perfect Welcome Greeting]
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		+	== ''' Puntos importantes a considerar antes de crear un IVR ''' ==
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		+	Hay algunos puntos que usted debería tener en cuenta antes de crear las diferentes opciones de su IVR:
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		+	# Grabe el audio y subala al servidor usando la sección '''Recordings''' de su Portal.
		+	# Puede crear opciones que no existan todavía pero que planea usar en un futuro próximo con su IVR ([[Llamadas_en_Cola_(Calling_Queues)|Calling queues]], [[Timbre En Grupo (Ring Groups)|Ring groups]], etc).
		+	# Planee el flujo de su llamada por adelantado. Debe crear todos los destinos (hijos) de su menu antes de crear los padres que le preceden.
		+	# Si usted está creando su IVR y descubre que olvidó crear algun destino (IVR, Queue, etc), no se preocupe. Puede guardar lo que ya hizo, crear la opción que le faltó y modificar después cualquiera de sus opciones ya creadas.
		+
		+	== ''' Como crear su Recepcionista Digital Interactivo(IVR)''' ==
		+
		+	Para hacer esto, usted debe de entrar primero a su Portal, seleccionar el menú DID Numbers, opción "Digital Receptionist (IVR)". Deberá ver algo como esto:
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		+	[[File:ManageIVR.png|thumb|none|600px]]
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		+	Estando en esa página, deberá hacer click en el link "Click here to create a new IVR" y verá una pantalla como esta:
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		+	[[File:IVR2.JPG|thumb|none|600px]]
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		+	En esta sección usted debe introducir la siguiente información:
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		+	- '''Name''': Debe poner un nombre al IVR que describa su función.
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		+	- '''Recording''': Aquí puede seleccionar la grabación que se escuchará cuando las personas llamen.
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		+	- '''Timeout''': Tiempo máximo en segundos que se permite para escoger una de las opciones de su IVR una vez que la grabación termina de ser reproducida.
		+	Si el IVR incluye opciones de enrutamiento con más de 1 dígito, el tiempo de espera se aplicará cuando el usuario presione una opción de 1 dígito, para permitirle marcar una
		+	opción con más dígitos. Puede usar la tecla numeral '#' para enrutar la llamada instantáneamente y evitar el tiempo de espera.
		+
		+	- '''Language''': Puede seleccionar uno de los idiomas disponibles para los mensajes del sistema. Inglés, Francés o Español.
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		+	- '''Voicemail''': Puede seleccionar entre un buzón de voz que está asignado a un número DID o a su cuenta principal o sub cuenta.
		+
		+	*'''NOTA.''' Si tiene alguna '''configuracion''' en la Ruta Alterna para el estado '''"no hay respuesta"''', esta tomara prioridad sobre los buzones de voz y la llamada se enviara a la Ruta Alterna, en lugar del buzon de voz de la subcuenta.
		+
		+	Una vez que haya configurado esa información, ahora puede crear las extensiones de su IVR, básicamente verá esto
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		+	[[File:IVR3.JPG|thumb|none|600px]]
-	There are some points you may want to consider before you start creating your IVR menus, like:
-	A) Record your audio prompts and upload them using the '''Recordings''' portion of the customer portal.
-	B) Create any destinations that don't currently exist and that you plan on using with your IVR destinations. '''(Calling queues, Ring groups, etc)'''.	+	En esta sección debe de introducir la siguiente información:
-	C) Plan your call flow in advance. You should create all the destinations (child) of your IVR menus before creating the parent IVR's that
-	lead to them.
-	D) If you find out when creating an IVR that you forgot to create the destination (IVR, Queue etc), don't worry. You can save it, go create the missing element and come back to edit it later.	+	- '''Digit(s)''': Debe introdcir el número que la persona debe presionar para llegar a esta extensión.
-	=== '''How to Create a Digital Receptionist (IVR)''' ===	+	- '''Destination''' : Aquí es a donde la llamada llegará después de que la persona haya presionado la opción deseada. Podrá seleccionar de la lista los diferentes destinos que ya haya creado.
-	----	+
-	To do this, you first need to enter to the customer portal, then select DID numbers menu, option "Digital Receptionist (IVR)", there you should see something like this:	+	NOTA IMPORTANTE: Cuando está creando una opción para el menú de su IVR, además de las opciones 0-9 y *, también puede utilizar las opciones
		+	'i' y 't'. La primera es usada cuando el usuario presiona una opción invalida, mientras que la opción 't' es usada cuando el usuario no
		+	presiona ninguna opción. Si ninguna de estas 2 opciones es usada, la función 't' por defecto será reproducir la grabación hasta 3 veces y
		+	luego colgar. Para la opción 'i', por defecto se reproduce una grabación que dice "Opción invalida, por favor intente de nuevo" e
		+	inmediatamente después se reproducirá de nuevo la grabación del menú, después de 3 intentos la llamada será terminada.  La tecla # es usada
		+	para confirmar la opción del usuario sin tener que esperar el tiempo "Digit time out", por lo cual no puede ser utilizada como una opción.
-	[[File:IVR1.JPG]]	+	En esta sección puede ver las siguientes opciones:
		+	- '''Remove Last Choice''': Para borrar la extensión que creo en su IVR.
-	Being in that page, you would need to click on link "Click here to create a new IVR", then you should be able to see this window:	+	- '''Add Another Choice''': Por defecto usted podrá ver solamente 3 espacios para crear nuevas extensiones, para crear mas puede hacer click en este botón.
		+	- '''Save IVR''': Para guardar la configuración creada o modificada de su IVR.
-	[[File:IVR2.JPG]]
		+	Una vez que haya guardado los cambios de su IVR, puede verlo en su Portal>>  DID numbers -> Digital Receptionist(IVR)
-	In that section you need to enter the following information:
-	- '''Name''': you need to set a name that describes this IVR entry	+	[[File:IVR4.JPG|thumb|none|600px]]
-	- '''Recording''': here you need to select the recording that people will hear when IVR answers the call.
-	- '''Timeout''': Maximum time(in seconds) allowed to enter a digit( extension, option ) once the recording is finished.	+	Como puede ver, ahora tiene las siguientes opciones:
-	- '''Language''': here you can select among English, French or Spanish for system messages.	+	- '''Duplicate''': En caso que quiera crear un nuevo IVR con las mismas opciones que otro creado previamente.
-	- '''Voicemail''': here you can select between  DID voicemail(Mailbox assigned to the DID number routed to IVR) or Account Voicemail(Mailbox of the account or sub account to where points the extension)	+	- '''Edit''': Para modificar las opciones de un IVR ya existente.
-	Once you have set that information, now you can create the extensions of your IVR, basically you will see this	+	- '''Delete''': Pare eliminar un IVR que ya esta creado en su cuenta.
		+	== IVR mediante la interfaz para revendedores ==
-	[[File:IVR3.JPG]]	+	La función está disponible para su cliente a través de la interfaz para revendedores. Debe habilitar esta función en su paquete para que pueda usarla.
		+	Vaya a la barra de navegación en '''[Reseller]''' y luego haga clic en '''[Manage Rates & Packages]'''
		+	: [[File:IVR_Reseller_1.png|thumb|none|300px]]
-	In that section you have to enter the following information:	+	Haga clic en el botón Edit para editar su paquete, o haga clic en ''[Create a new package]'' para crear uno nuevo.
-	- '''Digit(s)''': here you need to enter the "number" that people will need to press in order to reach this extension.	+	: [[File:IVR_Reseller_2.png|thumb|none|700px]]
-	- '''Destination''' : this is where the extension will point, as you can see in the image above, options will be shown as available if you have created at least one "entry" of each of them.	+	Vaya a la pestaña '''[Reseller System Configuration]'''', y en la sección "Type of configuration" seleccione: '''[Package Configuration]''',
-	IMPORTANT NOTE: When creating an IVR menu option, apart from the standard options of 0-9 and *, you can also use 'i' and 't' destinations.	+	: [[File:IVR_Reseller_3.png|thumb|none|700px]]
-	'i' is used when the caller pushes an invalid button, and 't' is used when there is no response. If those options aren't supplied, the	+
-	default 't' is to replay the menu three times and then hang up, and the default 'i' is to say 'Invalid option, please try again' and replay	+
-	the menu. After three invalid attempts, the line is hung up. Please note that the # Digit is used to confirm user's choice by bypassing the	+
-	Digit Time out option and can not be used a choice.	+
-	As you can see, in this section you have the following options:	+	A continuación, desplace hacia abajo y busque la función '''IVR''', y actívela.
-	- '''Remove Last Choice''': use this button in case you want to delete the last extension you have created on your IVR.	+	: [[File:IVR_Reseller_4.png|thumb|none|500px]]
-	- '''Add Another Choice''': By default you will see only 3 spaces to create extensions, however if you need more you can use this button.
-	- '''Save IVR''': use this button to save your IVR.	+	1) Para añadir a su cliente una entrada en la Recepcionista Digital IVR, o para ayudar a su cliente a añadir una. Vaya a '''[Services]''' en la barra de navegación de la izquierda, y luego a '''[IVR]'''
-	Once you save the IVR you have created you can see this on customer portal -> DID numbers -> Digital Receptionist(IVR):	+	[[File:IVR_Add.png|thumb|none|600px]]
		+	2) Una vez en la página, haga clic en la pestaña '''[Add new IVR]'''.
		+	Tendrá que introducir alguna información básica, como el '''Name''', la '''Recording'''' de audio que se reproducirá, el destino del buzón de voz a '''"Account Voicemail"''', "Default DID voicemail", etc.
-	[[File:IVR4.JPG]]	+	Para añadir dígitos (opciones) al IVR, haga clic en el botón azul '''[Add another routing option]'''. Aparecerá una nueva pestaña '''[Routing]'''. Haga clic en ella, luego introduzca los DIGITOS y elija el enrutamiento.
		+	[[File:IVR_Add_2.png|thumb|none|600px]]
-	As you can see now you have these options:	+	3) Haga clic en '''[Save IVR]'''
-	- '''Duplicate''': in case you want to create another IVR entry  with the same options that other you have previously created.	+	Su IVR ha sido creado con éxito... Puede seleccionar este IVR en su enrutamiento DID, opciones de conmutación por error, IVR, condiciones de tiempo, etc.
-	- '''Edit''': use this option in case you want to modify an existing IVR you have created.
-	- '''Delete''': use this command to delete an IVR entry from your account.	+	[[category:Guías]]

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Latest revision as of 23:03, 11 March 2021

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Esta herramienta IVR (Interactive Voice Response) permite contestar una llamada con una grabación y ofrecer un numero de opciones a la gente que llama para enviar su llamada automáticamente a la extensión de otra persona o departamento. Por ejemplo si usted crea un IVR y lo rutea a uno de sus números DID, el IVR tomará la llamada y el que llama podriá escuchar "Gracias por llamar a XYZ Inc, para ventas presione 1, para soporte presione 2, etc.

Contents 1 Video tutorial 2 Artículos de Blog 3 Puntos importantes a considerar antes de crear un IVR 4 Como crear su Recepcionista Digital Interactivo(IVR) 5 IVR mediante la interfaz para revendedores

Video tutorial

Artículos de Blog

Benefits of Auto Attendants (IVR)

The Do's and Don'ts of IVR Scripts

Tips for Creating Perfect Welcome Greeting

Puntos importantes a considerar antes de crear un IVR

Hay algunos puntos que usted debería tener en cuenta antes de crear las diferentes opciones de su IVR:

1. Grabe el audio y subala al servidor usando la sección Recordings de su Portal.
2. Puede crear opciones que no existan todavía pero que planea usar en un futuro próximo con su IVR (Calling queues, Ring groups, etc).
3. Planee el flujo de su llamada por adelantado. Debe crear todos los destinos (hijos) de su menu antes de crear los padres que le preceden.
4. Si usted está creando su IVR y descubre que olvidó crear algun destino (IVR, Queue, etc), no se preocupe. Puede guardar lo que ya hizo, crear la opción que le faltó y modificar después cualquiera de sus opciones ya creadas.

Como crear su Recepcionista Digital Interactivo(IVR)

Para hacer esto, usted debe de entrar primero a su Portal, seleccionar el menú DID Numbers, opción "Digital Receptionist (IVR)". Deberá ver algo como esto:

Estando en esa página, deberá hacer click en el link "Click here to create a new IVR" y verá una pantalla como esta:

En esta sección usted debe introducir la siguiente información:

- Name: Debe poner un nombre al IVR que describa su función.

- Recording: Aquí puede seleccionar la grabación que se escuchará cuando las personas llamen.

- Timeout: Tiempo máximo en segundos que se permite para escoger una de las opciones de su IVR una vez que la grabación termina de ser reproducida.

Si el IVR incluye opciones de enrutamiento con más de 1 dígito, el tiempo de espera se aplicará cuando el usuario presione una opción de 1 dígito, para permitirle marcar una 
opción con más dígitos. Puede usar la tecla numeral '#' para enrutar la llamada instantáneamente y evitar el tiempo de espera.

- Language: Puede seleccionar uno de los idiomas disponibles para los mensajes del sistema. Inglés, Francés o Español.

- Voicemail: Puede seleccionar entre un buzón de voz que está asignado a un número DID o a su cuenta principal o sub cuenta.

• NOTA. Si tiene alguna configuracion en la Ruta Alterna para el estado "no hay respuesta", esta tomara prioridad sobre los buzones de voz y la llamada se enviara a la Ruta Alterna, en lugar del buzon de voz de la subcuenta.

Una vez que haya configurado esa información, ahora puede crear las extensiones de su IVR, básicamente verá esto

En esta sección debe de introducir la siguiente información:

- Digit(s): Debe introdcir el número que la persona debe presionar para llegar a esta extensión.

- Destination : Aquí es a donde la llamada llegará después de que la persona haya presionado la opción deseada. Podrá seleccionar de la lista los diferentes destinos que ya haya creado.

NOTA IMPORTANTE: Cuando está creando una opción para el menú de su IVR, además de las opciones 0-9 y *, también puede utilizar las opciones
'i' y 't'. La primera es usada cuando el usuario presiona una opción invalida, mientras que la opción 't' es usada cuando el usuario no
presiona ninguna opción. Si ninguna de estas 2 opciones es usada, la función 't' por defecto será reproducir la grabación hasta 3 veces y 
luego colgar. Para la opción 'i', por defecto se reproduce una grabación que dice "Opción invalida, por favor intente de nuevo" e 
inmediatamente después se reproducirá de nuevo la grabación del menú, después de 3 intentos la llamada será terminada.  La tecla # es usada 
para confirmar la opción del usuario sin tener que esperar el tiempo "Digit time out", por lo cual no puede ser utilizada como una opción.

En esta sección puede ver las siguientes opciones:

- Remove Last Choice: Para borrar la extensión que creo en su IVR.

- Add Another Choice: Por defecto usted podrá ver solamente 3 espacios para crear nuevas extensiones, para crear mas puede hacer click en este botón.

- Save IVR: Para guardar la configuración creada o modificada de su IVR.

Una vez que haya guardado los cambios de su IVR, puede verlo en su Portal>> DID numbers -> Digital Receptionist(IVR)

Como puede ver, ahora tiene las siguientes opciones:

- Duplicate: En caso que quiera crear un nuevo IVR con las mismas opciones que otro creado previamente.

- Edit: Para modificar las opciones de un IVR ya existente.

- Delete: Pare eliminar un IVR que ya esta creado en su cuenta.

IVR mediante la interfaz para revendedores

La función está disponible para su cliente a través de la interfaz para revendedores. Debe habilitar esta función en su paquete para que pueda usarla.

Vaya a la barra de navegación en [Reseller] y luego haga clic en [Manage Rates & Packages]

Haga clic en el botón Edit para editar su paquete, o haga clic en [Create a new package] para crear uno nuevo.

Vaya a la pestaña [Reseller System Configuration]', y en la sección "Type of configuration" seleccione: [Package Configuration],

A continuación, desplace hacia abajo y busque la función IVR, y actívela.

1) Para añadir a su cliente una entrada en la Recepcionista Digital IVR, o para ayudar a su cliente a añadir una. Vaya a [Services] en la barra de navegación de la izquierda, y luego a [IVR]

2) Una vez en la página, haga clic en la pestaña [Add new IVR]. Tendrá que introducir alguna información básica, como el Name, la Recording' de audio que se reproducirá, el destino del buzón de voz a "Account Voicemail", "Default DID voicemail", etc.

Para añadir dígitos (opciones) al IVR, haga clic en el botón azul [Add another routing option]. Aparecerá una nueva pestaña [Routing]. Haga clic en ella, luego introduzca los DIGITOS y elija el enrutamiento.

3) Haga clic en [Save IVR]

Su IVR ha sido creado con éxito... Puede seleccionar este IVR en su enrutamiento DID, opciones de conmutación por error, IVR, condiciones de tiempo, etc.