Directorio (Phone Book)
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El Directorio (Phone Book) es una característica que le permite configurar opciones para marcado rápido y reemplazar el nombre que aparece en su identificador de llamadas (CNAM Override). Por ejemplo, digamos que usted tiene un cliente, proveedor o pariente al que llama frecuentemente es posible crear un entrada en su directorio para marcar utilizando un marcado rápido de menos de 4 dígitos.
Adicionalmente puede utilizar el CNAM Override para identificar las llamadas de un cliente importante en el caso que su número DID no tenga el servicio de CNAM queries (consultas de CNAM) activado.
También puede utilizar las entradas del directorio con nuestras funciones de fax virtual y SMS. Al enviar desde ambas funciones, el campo le mostrará instantáneamente las entradas disponibles para elegir cuando comience a ingresar un número o un nombre del directorio. También verá el nombre configurado en el directorio telefónico para los mensajes recibidos.
Esta guía le ayudará a configurar y aprender a utilizar adecuadamente el Directorio de VoIP.ms.
NOTA: Puede tener hasta un máximo de 500 entradas en el directorio telefónico y asignar códigos de marcación rápida a 99 de esas entradas.
Contents |
Objetivo del Directorio
Antes de comenzar a utilizar el Directorio, vamos a tratar de explicar los principales objetivos de usar esta característica:
Marcado Rápido (Speed-Dial)
Se puede crear una entrada en su directorio para funcionar como un marcado rápido, permitiéndole realizar llamadas utilizando un número reducido de teclas. Esta función es particularmente útil si suele marcar ciertos números regularmente. Puede utilizar la opción de marcado rapido para marcar números locales, larga distancia o incluso números internacionales o también lo puede usar para marcar a una dirección SIP URI (por ej. *7501 para marcar [email protected])
El prefijo para utilizar el marcado rápido es *75. Ejemplo: Si desea utilizar el marcado rápido 01, es necesario marcar *7501 en su teléfono. Por el momento, no es posible utilizar otro prefijo.
Agrupa a tus contactos
Cree y administre diferentes grupos para que sus contactos se enumeren de manera ordenada y haga que su búsqueda a través de los contactos de su directorio telefónico sea más eficiente. Ahora puedes crear diferentes grupos para "familia", "amigos", "oficina", etc. y tener tus listas de contactos ordenadas por grupos.
CallerID-name (CNAM) Override
Cuando reciba una llamada entrante a uno de sus números que corresponda con una entrada en su directorio, el nombre que aparecerá en su identificador de llamadas puede ser especificado en esa entrada del directorio. Por ejemplo, digamos que tiene en su directorio el número 5554443322 asociado con el nombre “John Smith”, cada vez que reciba una llamada de ese número usted vería en su identificador de llamadas “John Smith”. De igual forma el directorio le permite evitar que se realice la consulta del CallerID name look up (si lo tiene habilitado para su número DID).
CallerID Number Override
Cuando marque a un número usando el marcado rápido, si tiene asignada la opción CallerID Number Override el número que normalmente envía como callerID será reemplazado por el que configuró en su directorio.
Fax Virtual y SMS
También puede utilizar las entradas del directorio telefónico con nuestras funciones de fax virtual y SMS. Al enviar desde ambas funciones, el campo le mostrará instantáneamente las entradas disponibles para elegir cuando comience a ingresar un número o un nombre del directorio. También verá el nombre configurado en el directorio para los mensajes recibidos.
Configurar el Directorio
Primero, vaya al sub-menú Phone Book que se encuentra dentro del menú DID Numbers en su portal de usuario.
Desde esta pantalla usted puede crear, editar o borrar entradas en su directorio.
Crear una entrada en su directorio usando un número
Para crear una nueva entrada primero presione el botón '"Add Phone Number"', de ahí será llevado a la siguiente pantalla:
Speed Dial: Aquí solamente necesita seleccionar que número le desea asignar para el marcado rápido. Campo Opcional
Name: Aquí se asigna el nombre que desea utilizar como CNAM override. Campo Requerido
Phone Number: Teclee aquí el número telefónico. Campo Requerido
También puede utilizar un número internacional, solamente asegúrese de usar el prefijo 00 or 011 al momento de crear la entrada en su directorio. De igual forma no olvide asegurarse que tiene habilitadas las llamadas internacionales en su cuenta.
Nota: El CallerID Number no está 100% garantizado que llegue correctamente al destino para rutas internacionales por el momento.
CallerID Number Override: Teclee aquí el número que desea enviar como callerID, esta opción reemplaza el número que tiene asignado por defecto. Campo Opcional
Groupo: Elija uno de los grupos de su directorio telefónico. También puede crear un nuevo grupo de directorio telefónico y el contacto será parte del grupo que está creando directamente desde la nueva entrada.
Nota: El grupo "General" group es el grupo existente por defecto. Cualquier entrada creada al directorio telefónico no asignada a un grupo personalizado, se asigna al grupo General.
Note: Aquí puede asignar una nota para identificar esta entrada. Campo Opcional
Crear una entrada en el directorio utilizando un SIP URI
Crear una entrada en su directorio utilizando una dirección SIP URI es básicamente lo mismo que cuando crea una entrada usando un número telefónico. La diferencia principal es que puede seleccionar o crear una entrada de SIP URI en este punto. Esta información es seleccionada de la característica SIP URI dentro de su portal de usuario.
SIP URI: Aquí puede seleccionar entre usar una existente (Use Existing) o crear una nueva (Create New) para asignar la SIP URI a su directorio.
Gestiona tus grupos
Crea un grupo en el directorio
Para crear un grupo en el directorio telefónico, haga click en "Manage groups".
Haga click en "Add group" para crear un nuevo grupo.
Ahora podrá acceder a una nueva ventana que le permite establecer el nombre del grupo (recomendamos utilizar un nombre fácil de recordar como "Familia").
Ahora haga click en Available members para visualizar toda las entradas disponibles en ese momento en su directorio telefónico. También podrá visualizar información básica del los miembros disponibles, incluyendo si estos fueran parte de otro grupo ya existente en su directorio.
Marque las casillas de todos los miembros que desea incluir en este grupo y aplique haciendo clic en la opción Save Phone Group.
Edita tus grupos
Si tiene otros grupos que quiera editar, puede dar click en el ícono de "Edit" (ícono de lápiz y papel), debajo de la columna "Actions".
En los miembros del grupo "Group members" visializará a todos lo miembros que ya son parte del grupo que esta editando, y podrá eliminarlos haciendo click en el ícono "X" rojo.
En miembros disponibles "Available members" visualizará todos los contactos del directorio que forman parte del directorio general o de otros grupos, permitiéndole cambiar el grupo en el que están actualmente por el que está editando.
Cambiar el grupo de un contacto
En cualquier momento, puede cambiar el grupo de entradas individuales del directorio. Esto es útil en caso de que cambie de opinión para el grupo de un contacto o si creó un grupo después del contacto.
Desde la pantalla principal del Directorio de teléfonos, seleccione el icono Editar'Edit(icono de lápiz y papel en la columna "Actions"), luego haga clic en la opción Grupo Group para ver su lista de grupos disponibles, seleccione el que desee y Guarde Save..
Search or order your contacts based on the group
The Phone book group feature introduces a new search criteria when going through your Phone book entries. You can type the name of a group in the search bar, and the customer portal will display only the Phone book entries that match the name of the group.
To order the Phone book entries by groups, you simply click once on the "Group" column, and the portal will re-order your list of contacts based on the group name in alphabetic order.
Importar o Exportar su Directorio
Adicionalmente usted puede importar o exportar su directorio con el formato de valores separados por comas (CSV por sus siglas en inglés). Aquí está un ejemplo de como se vería la información cuando la exporta de su directorio:
*7501,"John Smith",5554443322 *7502,"John Doe",[email protected]
Nota: Si marca la casilla Overwrite Existing Phonebook Entries mientras está importando su directorio,
todas las entradas con Speed Dial con la misma información serán reemplazadas.
