Réceptionniste virtuelle IVR

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Latest revision as of 17:27, 15 March 2021

Réceptionniste virtuelle (IVR), cette option peut être utilisée pour présenter un enregistrement pour les personnes qui appellent à votre numéro DID et aussi leur donner la chance d'entrer dans les options de la personne ou du département qu'ils veulent rejoindre. Par exemple, vous pouvez créer un IVR sur l'un de vos numéros DID , et quand le IVR répondra, ils entendront l'enregistrement «Merci d'avoir appelé XYZ Inc, pour les ventes appuyez sur 1, pour le service de presse, le 2 ...», etc.

Vidéo tutoriel

Points importants à considérer avant de créer Réceptionniste virtuelle (IVR)

Il y a quelques points que vous voudrez peut-être considérer avant de commencer à créer vos menus IVR, comme:

1. Enregistrez vos messages audios et les télécharger en utilisant la section Enregistrement dans le portail client.
2. Créer des destinations qui n'existent pas actuellement et que vous prévoyez utiliser avec votre destination IVR. (File d'attente, Groupe de Sonnerie, Conditions Temporelles, etc).
3. Planifiez votre flux d'appels à l'avance. Vous devriez créer toutes les destinations (branches secondaires) de vos menus de l'IVR avant de créer les branches principales de l'IVR qui sont acheminées vers eux.
4. Si vous découvrez que vous avez oublié de créer une destination lors de la création de votre IVR (IVR, file d'attente, etc.), ne vous inquiétez pas. Vous pouvez la sauvegarder, créer l'élément manquant et revenir pour la modifier plus tard.

Comment créer la Réceptionniste virtuelle (IVR)

Vous devez d'abord entrer dans le portail client puis sélectionner Numéros DID > Réceptionniste virtuelle ". Là vous allez voir quelque chose comme ceci:

Dans cette page, vous devez cliquer sur le lien " Créer nouvelle IVR ", et ensuite vous allez voir cette fenêtre:

Dans cette section vous devez entrer les informations suivantes:

• Nom: vous devez configurer un nom qui décrit cette entrée IVR
• Enregistrement: ici, vous devez sélectionner l'enregistrement que les gens vont entendre quand le IVR répond à l'appel.
• Délai de composition: durée maximale (en secondes) autorisé à entrer un chiffre (d'extension, option, etc) une fois l'enregistrement terminé.
• Langue: ici, vous pouvez choisir parmi anglais, français ou espagnol pour les messages du système.
• Messagerie Vocale: ici, vous pouvez choisir entre la messagerie vocale DID (boîte vocale du numéro DID acheminée vers le IVR) ou la messagerie vocale du compte (boîte vocale du compte ou sous-compte).

NOTE. Si vous avez des 'Option de basculement' sur votre DID, pour "Pas de réponse"​​, ce sera l'option qui va prendre précédence, et l'appel sera acheminé au "basculement", au lieu de la boîte vocale sur le sous-compte.

Une fois que vous aurez mis cette information, vous pourrez maintenant créer des extensions pour votre IVR. Vous allez voir ceci:

Dans cette section vous devez entrer les informations suivantes:

• Chiffre (s ): ici, vous devez saisir le "numéro" que les gens auront besoin d'appuyer pour atteindre cette extension.

• Destinations: c'est là que l'extension sera pointée, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, l'option sera affichée comme disponible si vous avez créé au moins une "entrée" pour chacun d'eux.

NOTE IMPORTANTE:

Lorsque vous créez une option de menu, à part des options standards de 0 à 9 et *, vous pouvez également utiliser les destinations "i" et "t":

• Option i: La destination " i " est utilisée lorsque l'appelant pousse un bouton invalide

• Option t: La destination " t " est utilisée lorsqu'il n'y a pas de réponse.

Si ces options ne sont pas fournies, « t » par défaut est de rejouer le menu à trois reprises, puis raccrochez, et « i » la valeur par défaut est de dire "option invalide, s'il vous plaît essayer de nouveau" et de rejouer le menu. Après trois tentatives non valides, la ligne est raccrochée.

Veuillez noter que le symbole "#" est utilisé pour confirmer le choix de l'utilisateur et ne peut pas être utilisé comme un choix.

Comme vous pouvez voir dans cette section, vous disposez des options suivantes:

• - Retirer dernier choix : utilisez ce bouton dans le cas où vous voulez supprimer la dernière extension que vous aviez créée sur votre IVR.

• + Ajouter autre option : Par défaut, vous verrez 3 espaces pour créer des extensions, cependant si vous aviez besoin de plus d'espace vous pouvez utiliser ce bouton.

• Sauvegarder IVR : utiliser ce bouton pour sauvegarder votre IVR.

Une fois que vous sauvegardez l'IVR que vous avez créé vous pouvez le voir sur votre portail client dans Numéros DID > Réceptionniste virtuelle (IVR):

Vous pouvez voir maintenant que vous avez les options suivantes:

• Dupliquer: au cas vous vouliez créer une autre entrée IVR avec les mêmes options que les autres que vous aviez créées précédemment.

• Modifier: utiliser cette option au cas où vous souhaitiez modifier un IVR existant que vous aviez créé.

• Supprimer: utiliser cette commande pour supprimer une entrée IVR de votre compte.

IVR en utilisant l'interface revendeur

La fonctionnalité est disponible pour vos clients via l'interface Revendeur. Vous devez activer cette fonctionnalité dans votre forfait afin de leur donner la possibilité d'utiliser cette fonctionnalité.

Dirigez-vous sous la barre de navigation sur [Revendeur] puis cliquez sur [Gestion des tarifs et des forfaits]

Cliquez sur le bouton Modifier afin de modifier votre forfait, ou cliquez sur [Créez un nouveau forfait] afin d'en créer un nouveau.

Dirigez-vous dans l'onglet [Configuration du système du revendeur] et dans la section "Type de configuration" selectionner: [Configuration du forfait],

Puis défiler vers le bas et trouvez la fonction "Séquence", et activez-la.

1) Pour ajouter une IVR à votre client, ou pour aider votre client à en ajouter une. Allez sous le [Services] de la barre de navigation de gauche, puis sur [IVR]

2) Une fois sur la page, cliquez sur l'onglet [Add new IVR]. Vous devrez entrer quelques informations de base, comme le Nom (name), l'enregistrement d'audio à jouer (Recording), la destination de la messagerie vocale vers "Account Voicemail" ou Default DID voicemail, etc.

Pour ajouter des chiffres (options) au IVR, cliquez sur le bouton bleu [Add another routing option]. Un autre onglet apparaîtra [Routing]. Cliquez sur celui-ci, puis entrez les chiffres et choisissez le routage souhaité.

3) Cliquez sur [Save IVR]

Votre IVR a été créé avec succès... Vous pouvez sélectionner cet IVR dans vos options de routage DID, options de basculement, IVR, conditions temporelles, etc.