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Messagerie vocale

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VoIP.ms dispose d’une fonction de messagerie vocale avancée qui est gratuite et vous avez également la possibilité de transférer vos messages vers votre adresse courriel sous forme de pièce jointe.

Pour utiliser la fonction de messagerie vocale avec VoIP.ms, vous devrez créer une boîte vocale, puis la lier à l’un de vos DID ou compte.


Contents

Vidéo tutoriel (présentement en anglais seulement)

Voicemail Video Tutorial

Compte de messagerie vocale

Sur le portail client, dirigez-vous sous, Numéros DID -> Messagerie vocale, puis vous verrez l’écran suivant. Vous pourrez voir une liste de tous les comptes de messagerie vocale existants, ou créer un nouveau compte de messagerie vocale (boîte vocale) en pesant sur le bouton "Créer un nouveau compte de messagerie vocale".

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Créer une boîte vocale

Appuyez sur le bouton "Créer un nouveau compte de messagerie vocale" pour afficher une nouvelle fenêtre.

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Vous serez invité à remplir les informations suivantes:

'Numéro de messagerie vocale:' Il sera utilisé comme identifiant unique pour votre boîte vocale. Le minimum est d’ un chiffre jusqu’à dix chiffres, par exemple, vous pouvez définir 1 ou 5432897.

 'Note:'  Le nombre ne peut pas être défini à 0. Si vous avez votre boîte vocale à 0, il est suggéré de changer pour une valeur différente afin 
 d’éviter des problèmes avec le service de messagerie vocale.

'Nom:' Ceci peut être utilisé comme une note ou une description pour identifier facilement vos boîtes vocales.

'Mot de passe:' Le mot de passe utilisé afin d’accéder à votre boîte vocale et accéder au menu pour écouter vos messages ou enregistrer votre message d’accueil.

'Ignorer l’invite de mot de passe:' Si défini sur Oui, lorsque vous composez * 97 à partir d’un compte associé à cette boîte vocale, le système ignorera le mot de passe et vous serez connecté directement.

'Courriel de notification:' Si une adresse courriel est entrée, le système de boîte vocale enverra une notification par courriel chaque fois que vous recevrez un nouveau message. Pour le moment, vous ne pouvez définir qu’une seule adresse courriel. Cependant, vous pouvez éventuellement configurer un renvoi de courriels entre vos comptes de messagerie comme solution de contournement.

'Langue de la messagerie vocale:' Ceci définit la langue que vous et l’appelant entendrez lorsque les instructions ou les menus seront lus par la messagerie vocale.

Appuyez sur le bouton "Afficher le mode avancé" pour afficher d’autres options permettant de modifier davantage votre boîte vocale.


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'Enregistrement de message non disponible:' Il s’agit du message d’accueil que le système lira aux appelants qui atteidront votre messagerie vocale. Trois options sont disponibles pour cet enregistrement:

'Transcription des messages vocaux:' Si cette option est activée, une transcription texte des messages vocaux sera envoyée sur votre adresse email. Vous pouvez sélectionner le langage utilisé le plus probablement par les appelants qui vous laisseraient des messages vocaux. Cette fonctionnalité a un coût de $0.005 par minute de message transcrit.

'Joindre message au courriel:' S’il est défini à OUI, la boîte vocale joindra un fichier .WAV contenant le nouveau message sur chaque notification par courriel.

'Supprimer message S’il est défini à OUI, la boîte vocale supprimera automatiquement le nouveau message après avoir fait l’envoi de la notification par courriel avec la pièce jointe.

'Format de la pièce jointe:' Vous pouvez choisir entre WAV49, recommandés en raison de sa taille plus petite et de sa facilité de manipulation; WAV non compressé, provoquant une taille de fichier plus importante; et MP3 qui offre une grande compatibilité et est très petit.

'Dicter les instructions:' Si réglé sur OUI, l’appelant entendra les instructions sur la façon de laisser un message à votre boîte vocale avant le bip.

'Dicter la date ou l’heure:' Si réglé sur OUI, lors de la vérification de vos messages, vous entendrez la date et l’heure de réception du message.

'Fuseau horaire:' Le fuseau horaire qui sera utilisé pour fournir la date et l’heure correctes de la réception du message.

'Dicter l’identification de l’appelant:' Si réglé à OUI, lors de la vérification de vos messages, vous entendrez l’identification de l’appelant de l’expéditeur du message.

Assigner votre messagerie vocale à votre DID

Une fois votre boîte vocale créée, vous pouvez la lier à l’un de vos DID à partir de votre portail principal. Veuillez vous diriger sous Numéros DID -> Gérer DID -> Modifier DID -> Messagerie vocale associée au DID. Sous le même écran, vous pouvez également définir la durée de la sonnerie (la durée maximale pendant laquelle un appel à votre DID peut rester en "état de sonnerie" avant d’annuler l’appel sans réponse). Veuillez noter que 30s équivaut à 6 sonneries.

Select Voicemail — click to enlarge


Assigner votre messagerie vocale à votre compte

Si vous souhaitez attribuer une entrée de messagerie vocale à votre compte principal, veuillez vous diriger sous Menu principal -> Paramètres du compte -> Généralités -> Messagerie Vocale associée au compte principal

File:VMFR5.jpg

Si vous devez attribuer une messagerie vocale à un sous-compte spécifique, vous devez vous rendre sur la page afin de modifier vos Sous-comptes , en vous dirigeant sous, Sous-comptes >> Gestion des sous-comptes >> Modifier, dans les onglets du menu. Vous verrez au bas de la page l’option "Messagerie Vocale de poste interne" auquel vous devrez mettre la boîte vocale en question et sauvegarder. File:VMFR6.jpg

Gérer la messagerie vocale et les messages

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Votre boîte vocale apparaîtra sous 'Comptes de messagerie vocale' après avoir été créée via votre portail client >> Numéros DID >> messagerie vocale. Vous pouvez cliquer sur le bouton 'Supprimer' pour supprimer complètement la boîte vocale ou 'Supprimer les messages' pour supprimer tous les messages de la boîte vocale en question.

Si vous cliquez sur 'Modifier' , une nouvelle fenêtre s’affichera où vous pourrez modifier les paramètres de votre boîte vocale. Cependant, veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier l’identification de la boîte vocale une fois qu’elle a été créée.

Vous pouvez également gérer vos messages vocaux en cliquant sur l’icône Voir liste des messages à côté de votre boîte vocale. Dans cette nouvelle fenêtre, vous pourrez écouter un message, le marquer comme urgent, transférer ce message vers une adresse courriel, télécharger le fichier audio, le marquer comme "lu", le stocker dans un dossier ou le supprimer.

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Vous avez également la possibilité de sélectionner plusieurs entrées et de les supprimer en un seul clic en les sélectionnant sur la colonne de gauche puis en appuyant sur Supprimer les entrées sélectionnés

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Transcrire un message vocal manuellement

Vous pouvez requêter une transcription des messages sur votre boîte vocale à partir de l’interface Messagerie Vocale. L’utilisation de cette fonctionnalité a un coût de $0.005 par minute de message transcrit.

Pour commencer le processus de transcription, vous devez cliquer la boîte de dialogue à côté du message que vous voulez transcrire. Le coleur de cet icône représente le statut de la transcription du message:


Le processus de transcription peut prendre quelques minutes, selon la durée de chaque message. Vous devez rafraîchir la page (avec le bouton rafraîchir de votre navigateur ou en pressant F5 sur votre clavier) pour actualiser le statut du processus.

Lorsque la transcription est finie, l’icône de la boîte de dialogue deviendra vert et vous pourriez le cliquer pour voir le message transcript.

Personnalisation des messages vocaux

Si vous souhaitez modifier le message d’accueil par défaut de la messagerie vocale sur votre boîte vocale, vous avez 2 options.

* Veuillez noter que vous devez changer l’option  'Enregistrement de message non disponible'  pour l’enregistrement désiré.
 Si vous souhaitez utiliser un enregistrement téléversé ou le message d’accueil par défaut du système, veuillez d’abord supprimer votre message d’accueil enregistré.

Codes d’accès à la messagerie vocale:

Vous pouvez accéder à votre messagerie vocale avec n’importe quel appareil / système connecté directement avec votre compte ou sous-compte VoIP.ms en utilisant les codes ci-dessous:

Si, pour une raison quelconque, vous n’avez pas accès à notre réseau, vous pouvez vérifier votre messagerie vocale en composant simplement votre DID. Une fois que le système de messagerie vocale répondra à votre appel, appuyez sur la touche astérisque (*). Vous serez invité à entrer l’identification de la boîte vocale ( ou la boîte vocale sera sélectionnée automatiquement, selon le serveur que vous utilisez) et le mot de passe, une fois connecté à votre messagerie vocale, appuyez sur 0 (zéro) pour les options. Vous pouvez également enregistrer votre message d’accueil à partir de cet endroit en sélectionnant l’option 4 (quatre). Veuillez noter que cela est considéré comme un appel entrant régulier et sera facturé en fonction du plan de votre DID.

Naviguer dans le menu de la messagerie vocale

Une fois que vous aurez accès à votre messagerie vocale, vous serez avisé le nombre de nouveaux et/ou anciens messages que vous avez dans la boîte vocale. Voici la liste des options dont vous avez à votre disposition avec le système de messagerie vocale de VoIP.ms.

0 — Nouveaux messages
1 — Anciens messages
2 — Travail
3 — Famille
4 — Amis
# — Annuler
1 — Message non disponible
2 — Message occupé
3 — Nom.
4 — Message temporaire
5 — Changer le mot de passe
* — Retourner au menu principal

Notes:

* Le message temporaire remplacera l’option de message vocal définie dans le portail client jusqu’à ce qu’il soit supprimé via votre téléphone en composant * 97, 0 pour les options, 4 pour le message temporaire et 2 pour le supprimer.
* Pour supprimer un enregistrement, vous pouvez simplement en enregistrer un nouveau avec un moment de silence, ou créer un nouvel enregistrement écrasant l’ancien.
* Veuillez noter que si vous changez le mot de passe par téléphone ( 'Option 5' ), il ne se changera pas sur votre portail client >> Options de messagerie vocale, et vous devrez le changer manuellement. 
* Si vous ne le modifiez pas sur le portail client et que vous modifiez toute autre valeur plus tard, lorsque vous appliquerez les modifications, l’ancien mot de passe sera à nouveau défini dans votre boîte 
  aux lettres, car l’option de modifier applique toutes les valeurs définies aux options de messagerie vocale.

'Les options suivantes sont disponibles lorsque vous écoutez vos messages.'

1 — Envoyez une réponse. Actuellement indisponible.
2 — Enveloppe de message. Dites la date et l’heure de réception du message.
* — Revenez au menu principal.


1 — Ajoutez une note à un enregistrement.
2 — Envoyez le message sans note.
* — Revenez au menu principal

Problèmes connus de messagerie vocale ou questions fréquentes

'Je ne peux plus écouter ma messagerie vocale sur mon téléphone Android.'

VoIP.ms utilise un format WAV compressé pour les messages vocaux (WAV49).

Cela aide la stabilité du serveur et réduit la bande passante utilisée par les clients VoIP.ms pour télécharger le fichier.

Veuillez télécharger un autre lecteur audio GRATUIT comme Remote Wave et cela résoudra ce problème instantanément.
Vous aurez le choix de l’application à utiliser pour écouter le fichier ou vous pouvez en faire votre application audio par défaut.
Si cela ne fonctionne pas pour vous, vous pouvez toujours revenir au format WAV non compressé, dans vos options Gérer la boîte aux lettres.

'Mes messages vocaux s’arrêtent à 3 minutes.'

La longueur maximale actuelle est de 3 minutes.

'Je reçois toujours des messages vocaux coupés'

Pendant l’enregistrement d’un message, le système écoute pendant 5 secondes de silence. Si le système ne détecte aucun son pendant 5 secondes, il arrêtera l’enregistrement.


'Comment supprimer tous les messages vocaux de ma boîte vocale.'

Vous pouvez supprimer tous les messages à partir de votre portail client >> Numéros DID >> Messagerie vocale. Veuillez vous référer à  Gérer la messagerie vocale.

'J’ai des messages vocaux, mais lorsque je me connecte, le système me dit que je n’ai pas de messages vocaux'

Il est possible que vous ayez sélectionné l’option Supprimer le message vocal une fois qu’il a été envoyé par courriel.
Veuillez consulter  Création d’une boîte aux lettres de messagerie vocale pour modifier cette option.


'Je compose * 97 mais le système demande toujours le numéro de boîte vocale'


Afin que * 97 fonctionne, vous devez vous assurer que l’appareil ou le softphone que vous utilisez soit enregistré au serveur avec un compte SIP associé à cette boîte vocale.
Donc, si vous vous connectez avec votre compte principal ou un compte secondaire, veuillez consulter  Attribution de votre messagerie vocale à votre compte.
Si vous vous connectez avec un téléphone non connecté au service VoIP.ms, pour des raisons de sécurité, vous devrez entrer le numéro de boîte vocale et le mot de passe.
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