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Directorio (Phone Book)

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La función directorio (Phone Book), le permite configurar opciones de marcado rápido y reemplazar el nombre que aparece en su identificador de llamadas Caller ID (CNAM Override) Por ejemplo, supongamos que tiene un cliente, proveedor o familiar al que llama con frecuencia, puede crear una entrada en el directorio para realizar una llamada utilizando una entrada de marcado rápido de 4 dígitos.

Además, puede reemplazar el nombre que aparece en su identificador de llamadas Caller ID (CNAM) para identificar las llamadas de un cliente importante si su número no tiene un nombre identificador de llamadas adecuado vinculado a el Caller ID (CNAM) . También puede utilizar las entradas del directorio con nuestras funciones de fax virtual y SMS. Al enviar desde ambas funciones, el campo le mostrará instantáneamente las entradas disponibles a elegir cuando comience a ingresar un número o un nombre del directorio. También verá el nombre configurado en el directorio para los mensajes recibidos.

Esta guía le ayudará a configurar y aprender a utilizar correctamente el directorio.

'NOTA: Puede tener hasta un máximo de 500 entradas en el directorio y asignar códigos de marcado rápido a 99 de esas entradas.'

Contents


Objetivo del directorio

Antes de crear la entrada en el directorio, vamos a explicar los objetivos principales de esta función:

Marcado Rápido (Speed-Dial)

Puede crear una entrada en el directorio para que funcione como marcado rápido, lo que le permite realizar una llamada presionando un número reducido de teclas. Esta función es particularmente útil si marca ciertos números de forma regular. Puede programar una marcado rápido para números locales, de larga distancia o internacionales, también puede tener un SIP URI (como * 7501 para marcar john@other-sip-provider.com).

El prefijo para marcar sus entradas de marcado rápido es *75. Ejemplo: si desea marcar la entrada 01, debe marcar *7501 desde su teléfono. Actualmente, no es posible utilizar un prefijo diferente. Puede tener hasta 99 entradas de marcado rápido.

Agrupar contactos

Cree y administre diferentes grupos para que sus contactos se enumeren de manera ordenada y haga más eficiente su búsqueda a través de los contactos de su directorio. Ahora puede crear diferentes grupos para "familia" ("family"), "amigos" ("friends"), "oficina" ("office"), etc. y tener sus listas de contactos ordenadas por grupos.

Remplazo del nombre identificador de llamadas (CallerID-name (CNAM) Override)

Cuando recibe una llamada de un número que coincide con un número de teléfono en el directorio, el nombre identificador de llamadas (CNAM) de la llamada entrante se puede configurar en la entrada del directorio. Por ejemplo, digamos que tiene una entrada con el número 5554443322 asociado con el nombre "John Smith", siempre que reciba una llamada telefónica de ese número verá el CNAM como "John Smith". La función directorio anula la función de búsqueda CNAM (si la ha habilitado para su número DID). Para que la visualización del nombre del directorio funcione correctamente, el número mostrado en el identificador de llamadas debe escribirse como aparece en el Call Detail Records; para los números de América del Norte, normalmente serán diez dígitos sin el +1 inicial.

Remplazo del número identificador de llamadas (CallerID Number Override)

Cuando llame a un número usando el marcado rápido si ha configurado un "remplazo del número identificador de llamadas", el caller ID number predeterminado se cambiará por el que haya configurado en la entrada de su directorio.

Fax virtual y SMS

También puede utilizar las entradas del directorio con nuestras funciones de fax virtual y SMS. Al enviar desde ambas funciones, el campo le mostrará instantáneamente las entradas disponibles a elegir cuando comience a ingresar un número o un nombre del directorio. También verá el nombre configurado en el directorio para los mensajes recibidos.

Configuración del directorio

Primero vaya a su portal de clientes y siga la opción de menú "DID Numbers" >> "Phone Book"

Phonebook mainScreen.png

Desde esta pantalla puede crear, editar y eliminar entradas del directorio el cual puede contener un total de 500 entradas.

Crear una entrada en el directorio con un número telefónico

Para crear una entrada, primero haga clic en el botón "Add Phone Number", se le indicará la siguiente pantalla:

Phonebook entry.png

Speed Dial: Aquí solo necesita seleccionar qué marcado rápido desea asignar a este número. Campo opcional.

Name: Aquí puede ingresar el nombre que desea usar como reemplazo de CNAM. Campo obligatorio.

Phone Number: Aquí puede ingresar el número telefónico. Campo obligatorio.

También puede utilizar un número internacional, solo necesita asegurarse de utilizar el prefijo 00 o 011 para realizar la llamada al número. Asegúrese de haber habilitado las llamadas internacionales en su cuenta.

Nota: Por el momento, no se garantiza al 100% que el número identificador de llamadas  (CallerID Number) pase correctamente en llamadas internacionales.

CallerID Number Override: Aquí puede ingresar el número que desea pasar. Esto anula el callerID predeterminado. Campo opcional.

Group: Seleccione uno de los grupos de su directorio. También puede crear un grupo nuevo en el directorio y el contacto será parte directamente del grupo que está creando en la nueva entrada.

Nota: El grupo "General" es el grupo existente por defecto. Cualquier entrada en el directorio que no esté asignada a un grupo personalizado, se asigna al grupo general.

Nota: Aquí puede establecer una nota para identificar la entrada. Campo opcional.

Crear una entrada en el directorio con un SIP URI

Crear una entrada en el directorio para un SIP URI es básicamente lo mismo que crear la entrada para un número telefónico. La diferencia es que puede seleccionar o crear la entrada SIP URI en este punto para asignar un código de marcado rápido. La información se selecciona para la función SIP URI dentro de su Portal del cliente.

Phonebook SIPUri.png

SIP URI: Aquí puede seleccionar Usar existente (Use Existing) o Crear nuevo (Create New) para asignar el SIP URI a la entrada de su directorio.

Administre sus grupos

Crear un grupo en el directorio

Para crear un grupo nuevo en el directorio, haga clic en "Administrar grupos" ("Manage groups").

Manage group.png


Haga clic en "Agregar grupo" ("Add group") para crear un grupo nuevo.

Add group.png

Ahora le aparecerá una nueva ventana que le permite establecer el nombre del grupo (recomendamos utilizar un nombre fácil de recordar como "Familia" ("Family")).

Luego haga clic en Miembros disponibles (Available members) para ver todas las entradas en su directorio disponibles en ese momento. También puede ver información básica de los miembros disponibles, incluso si son parte de otro grupo existente.

Marque las casillas de todos los miembros que desea incluir en este grupo y aplique haciendo clic en la opción Guardar grupo telefónico (Save Phone Group)

Familygroup.png


Edite sus grupos

Si tiene otros grupos que desea administrar, puede hacer clic en el icono "Editar" (icono de lápiz y papel), debajo de la columna "Acciones".

En "Miembros del grupo" ("Group members"), verá todos los miembros que ya forman parte del grupo que está editando y puede eliminarlos haciendo clic en el icono de la X roja.

Edit group1.png

En "Miembros disponibles" ("Available members") verá todos los contactos del directorio que forman parte del grupo general o de otros grupos, lo que le permite cambiar el grupo en el que están actualmente por el que está editando.

Edit group2.png


Cambie el grupo de un contacto

En cualquier momento, puede cambiar el grupo de entradas individuales en el directorio. Esto es útil en caso de que cambie de opinión para el grupo de un contacto o si creó un grupo después del contacto.

Desde la pantalla principal del directorio, seleccione el icono Editar (icono de lápiz y papel en la columna "Acciones" ("Actions")), luego haga clic en la opción Grupo (Group) para ver su lista de grupos disponibles, seleccione el que desee y por último haga clic en guardar (Save.)

Edit contact2.png


Busque u ordene sus contactos según el grupo

La función de grupo del directorio introduce un criterio nuevo de búsqueda al revisar las entradas del directorio. Puede escribir el nombre de un grupo en la barra de búsqueda y el portal del cliente mostrará solo las entradas del directorio que coincidan con el nombre del grupo.

Search group.png


Para ordenar las entradas del directorio por grupos, simplemente haga clic una vez en la columna "Grupo" ("Group" ) y el portal reordenará su lista de contactos según el nombre del grupo en orden alfabético.

Order groups.png


Importar o exportar el directorio

Phonebook export importpng.png

Además, puede importar o exportar su directorio, el formato es CSV (valores separados por comas). A continuación, se muestra un ejemplo de cómo debería verse la información al exportar su agenda telefónica.

*7501,"John Smith",5554443322
*7502,"John Doe",johndoe@other-provider.com
Nota: Si marca la casilla Sobrescribir entradas existentes del directorio (Overwrite Existing Phone Book Entries) al importar su directorio, todas las entradas existentes del directorio con un marcado rápido se actualizarán solo con una coincidencia válida para el mismo marcado rápido en su archivo cargado.
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