Buzón de voz (Voicemail)
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VoIP.ms tiene una función de buzón de voz avanzado que es de uso gratuito y también tiene la opción de reenviar sus mensajes a su dirección de correo electrónico como un archivo adjunto.
Para utilizar la función de buzón de voz con VoIP.ms, tendrá que crear una entrada de buzón de voz y luego asignar su entrada a uno de sus DID o cuentas.
- El total de mensajes de buzón de voz permitidos en un solo buzón es 100.
- Haga una lista blanca de los nombres de dominio de correo *@voip.ms y *@voipinterface.net.
- El tiempo máximo para un mensaje de buzón de voz es de 3 minutos.
- 5 segundos de silencio y finalizará una grabación de buzón de voz.
Video Tutorial
Cuentas de buzón de voz
Desde el Portal del cliente, consulte DID Numbers -> Voicemail, luego verá la siguiente pantalla. Allí podrá ver una lista de las cuentas de buzón de voz existentes o crear una nueva cuenta de buzón de voz (Mailbox) haciendo clic en el botón "Create New Voicemail account".
Crear un buzón de correo de voz
Al presionar el botón "Create New Voicemail Account" se mostrará una nueva ventana.
Se le pedirá la siguiente información:
- Voicemail Number: Esto se utilizará como un identificador único para su buzón. El mínimo es agregar un dígito hasta diez dígitos, por ejemplo, puede configurar 1 o 5432897.
NOTA: El número no se puede configurar en 0. Si tiene su buzón en 0, se sugiere cambiar a un valor diferente para evitar problemas con el servicio de buzón de voz.
- Name: Esto se puede utilizar como nota o descripción para identificar fácilmente sus buzones de correo.
- Password: La contraseña o "password" se usa para ingresar a las opciones de su buzón, como escuchar sus mensajes o grabar su saludo.
Skip Password Prompt: Si se establece en "Yes", al marcar * 97 desde una cuenta asociada a este buzón se omitirá la solicitud de contraseña y se iniciará sesión directamente.
- Notification Email: Si se ingresa una dirección de correo electrónico aquí, el sistema de buzón de correo enviará una notificación por correo electrónico cada vez que reciba un mensaje nuevo. Por el momento, solo puede configurar 1 dirección de correo electrónico. Sin embargo, puede configurar opcionalmente un reenvío de correo electrónico entre sus cuentas de correo electrónico como una solución alternativa.
- Voicemail Language: Esto establece el idioma que usted y la persona que llama escucharán cuando el correo de voz reproduzca instrucciones o menús.
Al presionar el botón "View Advanced Mode" se mostrarán más opciones para modificar su buzón.
- Unavailable Message Recording: Este es el saludo que el sistema reproducirá para las personas que llamen y lleguen a su buzón de voz. Hay tres opciones disponibles para esta grabación:
- System Default: El sistema utilizará la grabación del mensaje de saludo genérico cuando las personas que llamen lleguen al buzón de voz.
- Set by Phone: El sistema utilizará la grabación configurada por el teléfono por el usuario marcando * 97 / * 98 y eligiendo la opción 0 para grabarla.
- Recordings: El sistema utilizará las grabaciones (Recordings) asociadas previamente cargadas a través de la herramienta Portal del cliente en DID Numbers > Recordings.
- Voicemail Transcription: Si está habilitado, se enviará una transcripción de buzón de voz a texto a su correo electrónico. Debe seleccionar el idioma que probablemente usarán las personas que llaman cuando dejen mensajes de buzón de voz. Esta función tiene un costo de $ 0.05 por minuto de mensaje transcrito.
- Attach message to email: Si se establece en "Yes", el buzón adjuntará un archivo .WAV con el nuevo mensaje cada vez que envíe una notificación por correo electrónico.
- Delete Voicemail Message: Si se establece en "Yes", el buzón eliminará el nuevo mensaje automáticamente después de enviar la notificación por correo electrónico con el archivo adjunto.
- Attachment Format: Puede seleccionar entre WAV49, recomendado por su menor tamaño y facilidad de manejo; WAV que no está comprimido, lo que provoca un tamaño de archivo mayor; y mp3 que ofrece una gran compatibilidad y es muy pequeño.
- Say Instructions: Si se establece en "Yes", la persona que llama escuchará instrucciones sobre cómo dejar un mensaje en su buzón antes de que suene el beep.
- Say Time / Date: Si se establece en "Yes", cuando revise sus mensajes, escuchará la fecha y hora en que se recibió el mensaje.
Time Zone: El sobre de tiempo utilizará esta zona horaria para proporcionar la fecha y hora correctas de recepción del mensaje.
- Say Caller ID: Si está configurado en "Yes", cuando revise sus mensajes, escuchará el identificador de llamadas (Caller ID ) del remitente del mensaje.
Asignar su buzón de voz a su DID
Una vez que haya creado su entrada de buzón de voz, puede asignarla a cualquiera de sus DID desde su portal principal. Consulte DID Numbers -> Manage DID -> Edit DID -> Voicemail. También en la misma pantalla puede configurar el tiempo de timbre (la cantidad máxima de tiempo que una llamada a su DID puede permanecer en "Estado de timbre" (Ring State) antes de que cancelemos la llamada sin respuesta). Tenga en cuenta que 30 segundos equivalen a 6 timbres.
Asignar su buzón de voz a su cuenta
Si desea asignar una entrada de buzón de voz a su cuenta principal, desde su portal principal consulte Main Menu ->Account Settings -> General -> Voicemail asociado a la cuenta principal.
Si necesita asignar un buzón de voz a una subcuenta específica, debe ir a la página Sub accounts > Edit, siguiendo la ruta, Sub accounts >>Manage Subaccounts >> Edit, desde las pestañas del menú. Verá en la parte inferior de la página la opción "Internal Extensión Voicemail". Aquí puede configurarlo.
Administrar el buzón de voz y los mensajes
Su buzón aparecerá en "Voicemail Accounts" después de que se haya creado a través de su Portal de clientes >> DID Numbers >> Voicemail. Ahí, puede hacer clic en el botón "Delete" para eliminar el buzón por completo o en "Delete Messages"para eliminar todos los mensajes en el buzón dado.
Si hace clic en "Edit", se mostrará una nueva ventana donde podrá cambiar la configuración de su buzón de voz. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede cambiar el ID del buzón una vez creado.
También puede administrar sus mensajes de buzón de voz haciendo clic en el icono "List" junto a su buzón. Dentro de esta nueva ventana, podrá escuchar un mensaje, marcarlo como urgente, reenviar este mensaje a una dirección de correo electrónico, descargar el archivo de audio, marcarlo como "leído", almacenarlo en una carpeta o eliminarlo.
También tiene la posibilidad de seleccionar varias entradas y eliminarlas con un clic seleccionándolas en la fila izquierda y luego presionando *Delete Selected Records *
Transcripción manual de un buzón de voz
Puede solicitar manualmente una transcripción de los mensajes dejados en su buzón a través de la interfaz del buzón de voz. El uso de esta función tiene un costo de $ 0.05 por minuto de mensaje transcrito.
Para comenzar el proceso de transcripción, debe hacer clic en el ícono del cuadro de diálogo junto al mensaje que desea transcribir. El color de este icono representa el estado de transcripción del mensaje:
- Azul (Blue): listo para transcribir
- Amarillo (Yellow): transcripción en curso
- Rojo (Red): la transcripción falló, puede volver a intentar la transcripción
- Verde (Green): transcripción correcta y disponible
El proceso de transcripción puede tardar un par de minutos, dependiendo de la duración del mensaje. Debe actualizar la página web (presionando F5 en su teclado o el botón de actualización de su navegador) para ver el estado actualizado de este proceso.
Una vez finalizada la transcripción, el icono del cuadro de diálogo se volverá verde y al hacer clic en él se mostrará el mensaje transcrito.
Personalización del saludo del buzón de voz
Si desea cambiar el saludo del correo de voz predeterminado en su buzón, tendrá 2 opciones.
- La "Primera" opción es hacerlo directamente desde su teléfono, una vez que haya creado el buzón y lo haya asignado a su número DID y a su cuenta, marque * 97 desde su teléfono y en el menú Voicemail seleccione la opción "0" (Opciones de buzón de voz) y luego la opción "1" (Mensaje no disponible) allí podrás grabar tu saludo, y guardarlo. Cualquier saludo configurado de esta manera tendrá prioridad sobre cualquier opción de saludo, incluida la carga de una grabación o el uso del saludo predeterminado del sistema.
- La "Segunda" opción es en caso de que ya tenga la grabación que desea usar como su saludo de buzón de voz. Puede cargar esta grabación en DID Numbers> Recordings en el Portal del cliente. La grabación cargada aparecerá como una opción de saludo en DID Numbers> Voicemail Edit Mailbox > View Advanced Mode (arriba a la derecha)> Unavailable Message Recording.
Tenga en cuenta que debe cambiar la opción "Unavailable Message Recording" de su cuenta de buzón de voz al saludo deseado para que se reflejen los cambios. Grabar su saludo después de la primera opción, usando su teléfono y el sistema de buzón de voz audible, tendrá prioridad sobre cualquier grabación cargada o el Sistema predeterminado.
Si desea utilizar una grabación cargada o el saludo predeterminado del sistema, primero elimine su saludo grabado.
Códigos de acceso al buzón de voz:
Puede acceder a su buzón de voz con cualquier dispositivo / sistema conectado directamente con su cuenta o subcuenta a VoIP.ms utilizando los siguientes códigos:
- 97 (Asterisk 97) se utiliza para acceder al buzón directamente asociado a la cuenta desde la que está marcando. Si desea verificar qué buzón de correo está asociado a su cuenta, consulte Asignar su buzón de voz a su DID
- 98 (Asterisk 98) se utiliza para acceder a su buzón de voz y elegir una de sus cuentas de buzón. (Solicitará el ID y la contraseña del buzón)
Si por alguna razón no tiene acceso a nuestra red VoIP, puede consultar su buzón de voz con solo marcar su DID. Una vez que el sistema de buzón de voz conteste su llamada, presione la tecla asterisco (*) durante el mensaje. Se le pedirá el ID del buzón (o escuchará el buzón seleccionado automáticamente, dependiendo del servidor que esté usando) e ingrese la contraseña asociada, una vez que haya iniciado sesión en su buzón de voz, presione 0 (cero) para ver las opciones. También puede grabar su mensaje de saludo desde allí seleccionando la opción 1 (una). Tenga en cuenta que esto se considera una llamada entrante normal y se cobrará de acuerdo con su plan DID mensual.
Una vez que acceda a su buzón de voz, se le indicará la cantidad de mensajes nuevos y / o antiguos que tiene en el buzón. Aquí está la lista de opciones que tiene con el sistema de buzón de voz de VoIP.ms
- 1 -Reproduzca el primer mensaje nuevo / antiguo disponible en su buzón.
- 2 - Cambiar carpetas. Esta opción le permite cambiar a otra carpeta para escuchar los mensajes que ha almacenado en esa carpeta. Por el momento no es posible cambiar el nombre de las carpetas.
0 – Nuevos Mensajes 1 -Mensajes Antiguos 2 - Trabajo 3 -Familia 4 - Amigos # - Cancelar
- 0 - Opciones de buzón de voz. Aquí puede cambiar sus saludos y grabar su nombre, también puede cambiar la contraseña de su correo de voz.
1 – Mensaje no disponible 2 – Mensaje de ocupado 3 - Nombre. 4 – Mensaje Temporal 5 – Cambio de contraseña * - Volver al menú principal
Notas : El Mensaje temporal anulará la opción de mensaje de buzón de voz configurada en el Portal del cliente hasta que se elimine a través de su teléfono marcando * 97, 0 para opciones, 4 para Mensaje temporal y luego 2 para Eliminarlo. Para eliminar una grabación, puede volver a grabar, un momento de silencio o crear una nueva grabación sobrescribiendo la anterior. Tenga en cuenta que si cambia la contraseña por teléfono (Opción 5), no cambiará en su portal de clientes >> Voicemail options, y tendrá que cambiar manualmente la contraseña ahí. Si no lo cambia en el portal del cliente y modifica cualquier otro valor posteriormente, cuando aplique los cambios, la contraseña anterior se volverá a configurar en su buzón, ya que la opción de modificar aplica todos los valores establecidos en las opciones de correo de voz (Voicemail options).
Las siguientes opciones están disponibles cuando escuche sus mensajes.
- 3 -Opciones Avanzadas
1 - Envíe una respuesta. Actualmente no disponible. 2 - Sobre de mensaje. Diga la fecha y hora en que se recibió el mensaje. * - Volver al menú principal.
- 4 – Reproduce el mensaje anterior.
- 5 – Repite el mensaje.
- 6 – Reproduce el siguiente mensaje.
- 7 - Elimina el mensaje actual, sin confirmación.
- 8 - Reenviar mensaje a otro usuario. Cuando se le solicite una extensión, debe ingresar el ID de buzón completo del destino deseado (por ejemplo, 52739100).
1 - Antepone una grabación al mensaje. 2 - Envíe el mensaje sin un mensaje previo. * - Volver al menú principal.
Problemas conocidos del correo de voz o preguntas frecuentes
No puedo escuchar mi buzón de voz en mi teléfono Android.
VoIP.ms utiliza un formato WAV comprimido para los mensajes de buzón de voz (WAV49).
Esto ayuda a la estabilidad del servidor y reduce el ancho de banda utilizado por los clientes de VoIP.ms para descargar el archivo. Descargue otro reproductor de audio GRATUITO como Remote Wave y esto resolverá este problema al instante.
Se le dará la opción de qué aplicación usar para escuchar el archivo o puede convertirla en su Aplicación de audio predeterminada.
Si esto no funciona, siempre puede volver al formato WAV sin comprimir, en "Manage Mailbox options" Mis mensajes de buzón de voz siguen deteniéndose a los 3 minutos.
La duración máxima actual, que puede tener un mensaje de buzón de voz, es de 3 minutos.
Sigo recibiendo mensajes de buzón de voz cortados de personas
Mientras graba un mensaje, el sistema escucha durante 5 segundos de silencio. Si el sistema no detecta ningún sonido durante 5 segundos, detenga la grabación de VM y envíe a una persona a las opciones de VM.
¿Cómo puedo eliminar todos los mensajes de correo de voz en mi buzón?'
Solo puede eliminar todos los mensajes de su Portal de clientes >> DID Number >> Voicemail. Consulte Administrar el buzón de voz y los mensajes
Tengo mensajes de buzón de voz, pero cuando inicio sesión, el sistema me dice que no tengo mensajes de voz
Es posible que haya seleccionado la opción "Delete Voicemail Message" una vez que se haya enviado al correo electrónico.
Consulte Crear un buzón de correo de voz
para cambiar esta opción.
Marco * 97 pero el sistema todavía me pide el número de buzón
Para que * 97 funcione, debe asegurarse de que el dispositivo o softphone que está utilizando se conecte a los servidores con una cuenta SIP asociada con ese buzón. Entonces, si se está conectando con su cuenta principal o una subcuenta, consulte Asignar su buzón de voz a su DID
Si se está conectando con un teléfono que no está conectado al servicio VoIP.ms, entonces, por razones de seguridad, deberá ingresar el número de buzón y la contraseña.
