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Répondeur Automatisé IVR

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Réceptionniste Numérique:Interactive Voice Response (IVR), cette option peut être utilisée pour présenter un enregistrement pour les personnes qui appelle à votre numéro DID et aussi leur donner la chance d'entrer dans les options de la personne ou du département qu'ils veulent rejoindre. Par exemple, vous pouvez créer un IVR sur l'un de vos numéros DID , et quand le IVR répondra, Ils vont entendre l'enregistrement «Merci d'avoir appelé XYZ Inc, pour les ventes appuyez sur 1, pour le service de presse 2», etc

Contents


Points importants à considérer avant de créer Réceptionniste Numérique (IVR)

Il y a quelques points que vous voudrez peut-être considérer avant de commencer à créer vos menus IVR, comme:

A) Enregistrez vos message de audio et les télécharger en utilisant la section Recordings dans le portail client.

B) Créer des destinations qui n'existent pas actuellement et que vous prévoyez utiliser avec votre destination IVR. (Calling queues, Ring groups, etc).

C) Planifiez vos routes d'appels à l'avance. Vous devez créer toutes les destinations de vos menus IVR en avance. mener à eux.

D) Si vous trouvez (lorsque vous créez un IVR) que vous avez oublié de créer la destination (IVR,Queue,etc.), ne vous inquiétez pas. Vous pouvez l'enregistrer, allez créer l'élément manquant et revenir pour le modifier plus tard.

Comment Créer la Réceptionniste Numérique (IVR)

Vous devez d'abord entrer dans le portail client puis sélectionnez le menu "DID Numbers, l'option"Digital Receptionist (IVR)", là vous allez voir quelque chose comme ceci:

IVR1.JPG

Dans cette page, vous devez cliquer sur le lien "Click here to create a new IVR", et ensuite vous allez voir cette fenêtre:

IVR2.JPG

Dans cette section vous devez entrer les informations suivantes:

-Name: vous devez configurer un nom qui décrit cette entrée IVR

-Recording: ici, vous devez sélectionner l'enregistrement que les gens vont entendre quand le IVR répond à l'appel.

-Timeout: durée maximale (en secondes) autorisé à entrer un chiffre (d'extension, option, etc) une fois l'enregistrement terminé.

-Language: ici, vous pouvez choisir parmi anglais, français ou espagnol pour les messages du système.

-Voicemail: ici, vous pouvez choisir entre la messagerie vocale DID (boîte vocale du numéro DID acheminés vers le IVR) ou la messagerie vocale du compte (boîte vocale du compte ou sous-compte).

NOTE. Si vous avez des 'Failovers' sur votre DID, pour "Pas de réponse"​​, ce sera le 'Failover' qui va prendre précédence, et l'appel sera acheminé au 'Failover', au lieu de la boîte vocale sur le sous-compte.

Une fois que vous avez mis cette information, vous pouvez maintenant créer des extensions pour votre IVR, vous allez voir ceci:

IVR3.JPG

Dans cette section vous devez entrer les informations suivantes:

-Digit (s ): ici, vous devez saisir le "numéro" que les gens auront besoin d'appuyer pour atteindre cette extension.

-Destination: c'est là que l'extension sera pointé, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, l'options sera affiché comme disponible si vous avez créé au moins une "entrée" pour chacun d'eux.

NOTE IMPORTANTE:

Lorsque vous créez une option de menu IVR, en dehors des options standard de 0-9 et *, vous pouvez également utiliser «i» et les destinations «t».

*«i» est utilisé lorsque l'appelant pèse une touche non valide, et «t» est utilisé quand il n'y a pas de réponse. Si ces options ne sont pas fournis, «t» par défaut est de rejouer le menu à trois reprises, puis raccrochez, et «i» la valeur par défaut est de dire "option invalide, s'il vous plaît essayer de nouveau" et de rejouer le menu. Après trois tentatives non valides, la ligne est raccroché.

S'il vous plaît noter que le symbole '#' est utilisé pour confirmer le choix de l'utilisateur et ne peut pas être utilisé comme un choix.

Comme vous pouvez voir dans cette section, vous disposez des options suivantes:

-Remove Last Choice: utiliser ce bouton dans le cas où vous voulez supprimer la dernière extension que vous avez créé sur votre IVR.

-Add Another Choice: Par défaut, vous verrez 3 espaces pour créer des extensions, cependant si vous avez besoin plus d'espaces vous pouvez utiliser ce bouton.

-Save IVR: utiliser ce bouton pour sauvegarder votre IVR.

Une fois que vous sauvegardez l' IVR que vous avez créé vous pouvez le voir sur votre portail client -> DID Numbers -> Digital Receptionist(IVR):

IVR4.JPG

Vous pouvez voir maintenant que vous avez les options suivantes:

-Duplicate: au cas vous voulez créer une autre entrée IVR avec les mêmes options que les autres que vous avez créés précédemment.

-Edit: utiliser cette option au cas où vous souhaitez modifier un IVR existants que vous avez créé.

-Delete: utiliser cette commande pour supprimer une entrée IVR de votre compte.

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